🧐 ヒューマンエラーをゼロに！：「手書き注文書」が原因の誤出荷を仕組みで防ぐ方法

はじめに：「頑張り」頼みからの脱却

 

食品製造業の受注担当者の皆様、いつも膨大な手書き注文書の処理、本当にお疲れ様です。

「慎重に確認する」「集中力を切らさないようにする」といった個人の「頑張り」でヒューマンエラーを防ぐには限界があります。システム導入の前に、まずは現在の運用フローの中に潜む「ミスの原因」を排除することが、誤出荷ゼロへの第一歩です。

今回は、お金をかけずに**「仕組みとルール」**で手書き注文書による誤出荷リスクを最小化する具体的な方法をご紹介します。

 

1. 手書き注文書のリスクを最小化する「入力・確認ルール」

 

アナログな注文書を受け付ける際に、まず徹底すべきは入力後の「ダブルチェック」の質を高めることです。

 

(1) 「声出し入力」と「ダブルチェック分業制」の徹底

 

注文書を見ながらシステムに入力する際、必ず声に出して読み上げ、もう一人の担当者が注文書原本と画面を照合する体制を導入します。

• 入力者：「（品番）A-101、数量 50ケース、納期 〇月〇日」

• 確認者：注文書を目視で確認し「A-101、50ケース、〇日、OK」と返答。

この「入力」と「チェック」を完全に担当者間で分業し、責任を明確化することで、互いにミスを発見しやすくなります。

 

(2) 「読みづらい文字」対応の標準化

 

手書きの注文書には必ず発生する、判読しづらい文字（「1」と「7」など）への対応ルールを策定します。

• ルール：少しでも判読が難しい文字があった場合、必ず顧客に電話またはメールで即時確認する。

• 記録：確認した日時と担当者名を注文書に赤字で明記し、曖昧な情報を残さない。

 

2. 「属人化」を防ぐための顧客マニュアル整備

 

ベテラン社員しか知らない「ローカルルール」や「略称」が誤出荷の原因になります。これを防ぐには、**「顧客マニュアル」**を作成し、属人化を解消します。

• 全顧客共通マニュアル：特定の略称（例：「〇〇マル」＝A品）や、よくある特殊な注文のパターンをまとめて一覧化。

• 顧客別マニュアル：各顧客が使用する品番や納品先、注文の癖（例：必ずFAXの後に電話確認が入る）を個別に記録し、誰でもスムーズに対応できるようにします。

これらのマニュアルを最新の状態に保ち、受注担当者全員が共有することが重要です。

 

3. 顧客側にも協力を求める「注文書の標準化」

 

手書き注文書の形がバラバラであることもミスの温床です。

顧客に対して、貴社指定の「統一フォーマット」での注文を依頼しましょう。品番、数量、納期などの必須項目の記載位置を決めることで、入力担当者の視線移動が減り、確認漏れを減らすことができます。

特に、品番を事前に印字したシートを使ってもらう、またはチェックボックス形式にするなど、顧客の手書き箇所を減らす工夫も有効です。