🧐 ヒューマンエラーをゼロに！：「手書き注文書」が原因の誤出荷を仕組みで防ぐ方法

🆘 頑張るだけでは限界！手書き注文書が招くミス

 

食品製造業の受注担当者の皆様、日々、FAXで届く手書きの注文書と格闘されていることと思います。

「慎重に入力しよう」「集中力を切らさないように」と心がけても、文字の癖、かすれ、そして繁忙期の疲労によって、ヒューマンエラーは必ず発生します。特に、手書きの情報はあいまいさが残りやすく、誤出荷という重大なトラブルを引き起こす最大の元凶です。

システム導入に頼る前に、まずは「運用とルール」の力で、このリスクを最小化する方法を考えましょう。

 

1. 注文書入力の「ダブルチェック分業制」を徹底する

 

個人の注意力に頼るのではなく、確認の仕組みを作ることが重要です。

最も効果的なのが「声出し入力」と「確認の分業」の徹底です。

• 入力担当者：注文書の内容（品番、数量、納期など）を、システムに入力しながら、必ず声に出して読み上げます。

• 確認担当者：注文書原本と入力後の画面を比較し、間違いがないかを確認。口頭で「OK」と返答し、完了の証として注文書にチェック印とサインを残します。

「入力者」と「確認者」の責任と役割を明確に分けることで、互いにミスを発見しやすくなります。

 

2. 判読不能な文字を標準化する「即時確認ルール」

 

手書き注文書には、必ず「判読が難しい文字」が存在します。「1」か「7」か、「3」か「8」か。この判断を現場の担当者に任せてはいけません。

• ルール：少しでも判読に迷う文字があった場合、絶対に勝手に判断しない。

• 対応：必ず顧客に電話やメールで即座に確認し、確認内容と日時を注文書に赤字で記録します。

この一手間を標準化することで、曖昧な情報が製造や出荷の現場に流れるのを防ぎます。

 

3. 属人化を排除する「顧客別マニュアル」の整備

 

長年の取引で生まれた「お客様独自のルール」や「略称」は、ベテラン社員にしか分からない属人化の温床です。

• マニュアル作成：全顧客の「使用する品番の略称」「納品先の特殊な要望」「注文の際の癖」などを顧客別に詳細に記録し、全担当者がアクセスできる場所に保管します。

• 共有と更新：新入社員でも対応できるように、マニュアルを定期的に見直し、変更点を共有する会議を設けます。

 

4. 顧客にも協力を求める「フォーマット統一」

 

顧客に依頼し、貴社指定の「統一フォーマット」での注文を推奨しましょう。品番などの記入欄の位置を固定化したり、手書き箇所を減らす工夫（チェックボックスなど）を盛り込むことで、入力担当者の負荷とミスを減らせます。

 

最後に：御社の受注精度を高めるために

 

株式会社Office Achieveは、これらの運用改善ノウハウを用いて、食品製造業の受注業務の精度を高めるサポートをしています。まずは、現在のフローに潜む「ミスの原因」を一緒に洗い出してみませんか？