受発注システム導入後の成功戦略

📉 システム導入は「ゴール」ではなく「スタートライン」

 

食品製造業の皆様、高額な費用と多くの時間をかけて新しい受発注システムやSFA（営業支援システム）を導入したのに、「結局、手書きのFAXが減らない」「入力ミスがゼロにならない」と悩んでいませんか？

多くの企業が陥る誤解ですが、システム導入は受注業務改善の「ゴール」ではありません。 そこは、より効率的でミスのない体制を築くための「スタートライン」に過ぎません。

受注業務改善を真に成功させるためには、システムを「入れる」こと以上に、**「使いこなすための運用」**が重要になります。

 

1. 「運用ルール」をシステムに合わせる勇気

 

これまで長年続けてきた「既存の業務フロー」が、実は新しいシステムの機能を活かしきれていない最大の原因かもしれません。

• ルールを見直す勇気を持つ: 「お客様のこの注文だけは特別」といったローカルルールや、システム入力とは別にExcelで帳票を作る二重作業などは、思い切って廃止し、システムの標準機能に業務を合わせることが必要です。

• 例外処理の標準化: 例外的な注文（例：緊急オーダー、特殊な詰め合わせ）が発生した場合の「システムのどこに、どう入力するかの手順」を明確にマニュアル化し、担当者ごとの判断で処理しないように徹底します。

システムに業務を合わせることで、初めてシステム投資の真価が発揮されます。

 

2. 「定着化」のための組織的な取り組み

 

システム導入後の定着化は、担当者個人の努力任せにしてはいけません。組織全体で取り組むべきテーマです。

 

(1) 定期的な「困りごと共有会」の開催

 

導入から数ヶ月後が特に重要です。「ここが使いにくい」「こういう時、どう入力すればいいか」といった現場の「困りごと」を定期的に持ち寄り、解決策を共有する場を設けます。小さな疑問を放置すると、古いやり方に戻ってしまう原因になります。

 

(2) データの「品質チェック」の仕組み化

 

システムが正しく機能しているかを判断するため、データ入力の正確性（データの品質）をチェックする担当者を明確に決めます。週に一度、「入力ミス率」や「未完了案件の数」などを確認し、問題があればすぐにフィードバックします。

 

3. お客様を巻き込む「チャネル移行戦略」

 

システム導入の成功は、社内だけでなく、顧客側の協力を得ることでも大きく左右されます。

新しいシステムを使ってもらうためのキャンペーンやインセンティブ（例：ウェブ注文限定の割引、優先納品など）を設け、FAXや電話からウェブやEDIへの注文チャネル移行を促しましょう。顧客にとっても利便性が高まることを丁寧に伝えることが成功の鍵です。

 

4. Office Achieveがサポートする真の改善

 

株式会社Office Achieveは、システムを提供するだけでなく、「システム導入後の運用定着」こそが重要だと考えています。

食品業界特有の複雑な受注業務の現場を熟知しているため、システム導入直後の「現場の混乱」を最小限に抑え、上記のような実効性の高い運用ルールと定着化の仕組みづくりを徹底的にサポートいたします。

 

最後に：次のアクションが未来を決める

 

システムを宝の持ち腐れにしないために、運用改善という「次のアクション」を踏み出しましょう。御社の現在の運用状況について、ぜひ一度ご相談ください。