食品在庫管理のズレを解消！理論と実在庫が合わない原因と対策

食品業界に身を置いて42年。これまで数多くの食品製造・卸売の現場で、受注管理や在庫の適正化に向き合ってきました。現場の皆様が頭を抱える問題の中でも、特に根深く、日々の業務を圧迫するのが「在庫のズレ」ではないでしょうか。

今回は、食品在庫管理でなぜズレが生じるのか、その原因と改善に向けた対策について、私の経験をもとに解説します。

 

食品在庫管理のズレを解消！理論と実在庫が合わない原因と対策

「システム上の数字では在庫があるはずなのに、倉庫に行くと現物がない……」 「棚卸しのたびに、多額の棚卸損益が発生して経営を圧迫している」

食品製造・卸売業の現場では、こうした悩みが絶えません。食品在庫管理においてズレが生じる最大のデメリットは、欠品による販売機会の損失や、過剰在庫による廃棄コストの増大です。

42年以上現場を見てきた私からお伝えしたいのは、ズレには必ず「現場のクセ」という明確な原因があるということです。

1. なぜ在庫はズレるのか？現場に潜む3つの原因

まず、なぜズレが起きるのか、その主な原因を整理してみましょう。

• 入出荷時の入力漏れ・転記ミス: FAXや電話での注文が立て込むと、出荷作業を優先するあまり「後で入力しよう」という後回しが発生します。これが積み重なり、入力漏れや二重入力の原因となります。
• 返品・廃棄・サンプル出荷のルールが曖昧: 通常の売上伝票が発生しない「イレギュラーな動き」が、最もズレを生みやすいポイントです。営業担当が持ち出したサンプルや、現場で発生した端数廃棄が記録に残っていないケースが多々あります。
• 棚卸し精度の低さと属人化: 「この商品はあそこの棚にあるはず」というベテランの勘に頼り、置き場所が定まっていないと、数え間違いや見落としが頻発します。

 

2. 在庫のズレをなくすための具体的な対策

食品在庫管理のズレを根本から解消するための対策として、Office Achieveでは以下のステップを推奨しています。

① 「現物」と「データ」を動かすタイミングを一致させる

基本中の基本ですが、これが最も重要です。「モノが動いたら、その場で記録する」というルールを徹底します。手書きが負担であれば、バーコードスキャンや、スマホ・タブレットから簡単に入力できる仕組みの構築が必要です。

② イレギュラー処理の「見える化」

返品、サンプル、廃棄の専用伝票（または入力項目）を明確に分けます。特に食品は賞味期限があるため、鮮度管理と連動した在庫入力を自動化することで、記入漏れを防ぐことができます。

③ Excel VBAなどを活用した簡易システムの導入

高額な基幹システムを導入しなくても、今あるExcelをVBAでカスタマイズするだけで、入力ミスを大幅に減らし、集計を自動化することが可能です。私は20年以上、こうした現場に即した「身近なDX」で業務効率化を支援してきました。

 

3. 経営視点で考える在庫管理の重要性

在庫は「形を変えた現金」です。在庫管理のズレをなくすことは、キャッシュフローを改善し、従業員の皆様を深夜の棚卸し作業から解放することに繋がります。

「システムを導入したけれど使いこなせていない」「アナログな体制から抜け出したい」とお悩みの方は、ぜひ一度、現場のプロにご相談ください。

まとめ：まずは現場の「どこでズレているか」を知ることから

食品在庫管理のズレをなくすための第一歩は、現状のフローを洗い出し、どこに原因があるかを特定することです。複雑な仕組みを作る必要はありません。大切なのは、現場が無理なく続けられる対策を実行することです。

次の一歩として、まずは貴社の「直近1ヶ月の棚卸差異」を確認してみませんか？ もし差異が想定より大きい場合は、上記の「イレギュラー処理」に漏れがないかチェックすることから始めてみましょう。