食品業界の変更対応3つの秘訣

📞 夕方4時の電話にドキッとしていませんか？

食品製造業の受注担当者にとって、夕方の電話ほど心臓に悪いものはありません。

「明日の納品分、倍に増やせる？」「やっぱりキャンセルで」

天候やイベント需要、スーパーの特売事情などで、食品業界の注文は直前まで変動します。しかし、これに振り回されて現場がパニックになったり、連絡ミスで廃棄ロスを出してしまっては、利益は吹き飛びます。

急な変更は「起きるもの」です。重要なのは、変更をなくすことではなく、「変更が起きても慌てない仕組み」を作ることです。そのための3つのポイントをご紹介します。

 

1. 「あの人しか分からない」をなくす（情報の共有化）

急な変更対応で最も危険なのが、「担当者しか状況が分からない」状態です。

特定の担当者が電話対応中で、変更処理が遅れ、製造ラインへの連絡が間に合わなかった…という経験はありませんか？

• 対策：受注状況をチーム全員が見える化します。システム上の共有はもちろん、アナログな現場であればホワイトボードや共有フォルダを活用し、「誰でも・すぐに」変更内容を把握できる状態にします。チームでカバーし合う体制があれば、焦りは激減します。

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2. 「ここまではOK」のルールを明確にする（デッドライン設定）

「お客様のため」と無理な変更を全て受け入れていては、現場は疲弊し、ミスが頻発します。

• 対策：営業部門や顧客と協議し、「変更受付のデッドライン（締め切り時間）」と「ルール」を明確に決めます。

  • 「〇時以降の増量は翌々日納品」

  • 「緊急対応はFAXではなく必ず電話を入れる」 といったルールを設けることで、製造現場や物流手配の時間を確保し、物理的に不可能な変更を事前に防ぐ防波堤を作ります。

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3. 在庫と製造へ「直結」させる（リアルタイム連携）

受注の数字を変えただけで安心してはいけません。

その変更が「在庫（賞味期限・ロット）」と「製造計画」に即座に反映されなければ、欠品や過剰在庫（廃棄）につながります。

• 対策：変更情報を、製造現場や倉庫担当者へ即座に伝えるルートを確立します。

  • システム連携が理想ですが、アナログでも「変更連絡専用のホットライン（内線）」や「赤色の変更伝票」を用意するなど、情報の優先順位を上げる工夫が必要です。

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最後に：「柔軟さ」は「強固な仕組み」から生まれる

「柔軟な対応」とは、無計画に対応することではありません。しっかりとしたルールと情報共有の基盤があるからこそ、イレギュラーな事態にも落ち着いて対処できるのです。

株式会社Office Achieveは、食品業界特有の事情を汲み取った上で、御社の現場に最適な「変更に強い受注フロー」を構築するお手伝いをします。現場の混乱を減らし、利益を守る体制を作りませんか？