夕方の残業常態化を解決する「締め時間」のルール作り

夕方の残業常態化を解決する「締め時間」のルール作り

食品業界に身を置いて42年、特に受注現場の最前線で20年以上、業務改善と向き合ってきました。これまで多くの現場を見てきましたが、食品製造・卸売業の皆様が抱える「夕方の戦場のような忙しさ」は、決して当たり前のことではありません。

今回は、現場の負担を劇的に減らすための「受注締め時間のルール化による残業削減」について、私の経験に基づいた具体的な解決策をお伝えします。

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なぜ食品業界の残業は減らないのか？「受注締め時間」が鍵を握る理由

食品製造業や卸売業の現場で、毎日夕方になると殺気立った空気が流れていませんか？

• 「16時を過ぎているのに、次々と流れてくるFAX」

• 「トラックが出る直前の電話注文への対応」

• 「当日出荷に間に合わせるための、無理な製造割り込み」

こうした光景の背景には、受注締め時間のルール化が曖昧であるという共通の課題があります。

締め時間が守られないと、受注入力、在庫確認、製造指示、ピッキング、そして配送手配のすべてが後ろ倒しになります。結果として、事務スタッフだけでなく、製造や物流部門まで巻き込んだ「恒常的な残業」が発生してしまうのです。

現場の「断れない」が、会社全体のコストを押し上げている

現場の担当者は「お客様のために」と、締切を過ぎた注文も無理をして受けてしまいがちです。しかし、その1件の注文のために、数人のスタッフが1時間残業することになれば、利益は簡単に吹き飛んでしまいます。

受注締め時間のルール化は、単なる時短ではなく、利益を守るための経営戦略なのです。

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受注締め時間のルール化で残業削減を実現する3つのステップ

では、どのようにしてルールを浸透させ、残業を減らしていくべきでしょうか。私がコンサルティングの現場で実践している手法をご紹介します。

1. 現状の「例外対応」を可視化する

まずは、締切時間を過ぎて入ってくる注文が「いつ」「どこから」「どれくらい」あるのかを1〜2週間記録しましょう。特定の得意先に偏っている場合が多く、まずはそこを特定することが改善の第一歩です。

2. 「なぜ間に合わないのか」を顧客に丁寧に説明する

「これからは受けられません」と突き放すのではなく、「品質の安定とミスのない配送を維持するために、この時間までの発注をお願いしたい」と、理由を添えて誠実に伝えます。実は、顧客側も「いつまでに送ればいいか」を正確に把握していないだけのケースも少なくありません。

3. ITとExcelの活用で、入力をスピードアップさせる

ルール化と同時に大切なのが、受けた注文を素早く処理する仕組みです。私はこれまでExcel VBAを活用し、FAXで届いた注文内容をボタン一つで基幹システムへ取り込む仕組みなどを構築してきました。「入力作業そのもの」の時間を削ることで、ルール厳守の心理的ハードルを下げることができます。

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まとめ：仕組みを変えれば、現場の笑顔は戻ります

受注締め時間のルール化は、決して顧客へのサービス低下ではありません。むしろ、無理な作業による誤配送や欠品を防ぎ、より安定した供給体制を築くための前向きな改革です。

42年間、この業界で現場の苦労を見てきた私だからこそ、断言できます。業務の「流れ」を整えれば、スタッフの皆さんが笑顔で帰宅できる環境は必ず作れます。

• 「どこから手をつければいいか分からない」

• 「古い慣習が根強くて、自分たちだけでは変えられない」

• 「システムを入れたが、現場が使いこなせていない」

このようなお悩みをお持ちの経営者様、責任者様は、ぜひ一度Office Achieveにご相談ください。現場に寄り添い、実情に合わせた最適な解決策を一緒に作り上げます。