手書き注文書が読めない！対策と現場を楽にする食品製造業の効率化術

「この『1』は『7』のことか？ それとも『4』か……」

夕方の忙しい時間帯、FAXで届いた手書き注文書を前に、受発注担当者が頭を抱える。食品製造業や卸売業の現場では、今もなお日常的に繰り返されている光景です。文字が掠れていたり、独特の癖字だったりと、「読めない」ことへの対策に追われ、本来の業務が止まってしまうのは非常に大きな損失です。

今回は、42年にわたり食品業界の現場を見続けてきた私が、解読作業に時間を取られないための具体的な改善策をお伝えします。

なぜ「読めない注文書」が経営課題なのか

手書きの注文書を解読する時間は、単なる「手間の増大」だけでは済みません。そこには経営を揺るがす3つのリスクが潜んでいます。

• 誤出荷の発生: 読み間違いによる商品誤認は、返品コストだけでなく顧客からの信頼失墜を招きます。

• 属人化の加速: 「Aさんの字は、ベテランのBさんにしか読めない」という状態は、業務の属人化を生み、担当者が休めない原因になります。

• 残業代の増大: 解読に時間がかかるほど、入力作業は後ろ倒しになり、結果として出荷遅れや残業へと直結します。

私自身、20年以上受注管理の改善に携わってきましたが、この「解読ストレス」が現場の士気を下げているケースを数多く見てきました。

今すぐできる「手書き注文書」への現実的な対策

デジタル化が理想ですが、まずは明日の現場を楽にするためのステップをご紹介します。

1. 注文書フォーマットの改善（アナログ対策）

お客様に「きれいに書いてください」とお願いするだけでは解決しません。

• 記入枠を大きくする: 枠が小さいと文字が凝縮され、判別が難しくなります。

• チェックボックス形式の導入: 数量以外はレ点を入れるだけにするなど、文字を書く箇所を最小限に抑えます。

• 筆記具の指定: 掠れやすい鉛筆や細すぎるボールペンではなく、太めのサインペンでの記入を推奨する案内を同梱するのも一つの手です。

2. AI OCR（光学文字認識）の活用

最近のAI技術は飛躍的に進化しています。手書き文字の認識率も向上しており、スキャンするだけでデータ化が可能です。 ただし、導入にはコストと設定のノウハウが必要です。Office Achieveでは、Excel VBAなどを組み合わせ、既存のシステムと連携させることで、安価かつスムーズに導入するお手伝いを行っています。

根本解決は「受注のデジタル化」への移行

究極の対策は、やはり手書きをなくすことです。 「うちは古い付き合いの顧客が多いから無理だ」と諦めていませんか？ 実際には、B2B専用のWeb受注システムや、LINEを活用した発注システムなど、顧客側にとってもメリットのある方法はたくさんあります。

大切なのは、「現場の使い勝手」と「経営の効率」のバランスです。システムを入れること自体が目的ではなく、それによって現場の皆さんが笑顔で、正確に仕事ができる環境を整えることが、私の使命だと考えています。

まとめ：その1分、10分の解読時間を「利益」に変える

毎日10分の解読時間が10件あれば、それだけで100分のロスです。1ヶ月、1年と積み重なれば、莫大な時間（コスト）を捨てていることになります。

手書き注文書が読めないという悩みへの対策は、現場の工夫とデジタルの力を掛け合わせることで、必ず解決できます。42年の経験から、貴社の現場に最適な「落とし所」を一緒に見つけ出します。

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次の一歩として、まずは貴社の「解読に苦労している注文書」を数枚ピックアップし、共通する「読みづらさの原因」をリストアップしてみませんか？