手書き注文書が読めない！食品製造・卸売業の現場を救う3つの改善対策

食品製造業や卸売業の現場で、毎日避けて通れないのが「FAXによる受注業務」です。特に、長年お付き合いのあるお客様からの手書き注文書。

「この数字は『0』なのか『6』なのか……」 「この文字、なんて書いてあるんだろう？」

そんな風に、解読に時間を取られて出荷作業が遅れたり、確認の電話を入れるのをためらったりした経験はありませんか？実は、こうした手書き注文書が読めない」問題への対策こそが、食品業界の業務改善における第一歩なのです。

 

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なぜ「手書き注文書」の解読に時間がかかるのか？

現場の皆さんが日々苦労されている理由は、単に「字が汚い」からだけではありません。

• フォーマットがバラバラ: お客様ごとに独自の用紙で送られてくる。

• 掠れや潰れ: FAXの感熱紙や送信設定により、数字が判別不能になる。

• 略称の使用: 正式名称ではなく、現場特有の「略称」で書かれている。

これらをベテラン担当者が「勘」で補完している状態は、非常に危険です。担当者が休めない「属人化」の温床になり、万が一読み間違えれば、誤配送によるクレームや返品コストが発生してしまいます。

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「読めない」を解決する3つのステップ

手書きによるミスやタイムロスを減らすためには、以下の対策が効果的です。

1. 自社専用の「書きやすい注文書」を配布する

まず取り組むべきは、お客様に渡している注文書の改善です。

• チェックを入れるだけにする: 商品名を並べ、数量やチェックを入れるだけの形式にします。

• 記入枠を大きくする: 枠が小さいと字が潰れます。大胆に余白を作ったユニバーサルデザインを採用しましょう。

2. 「読み替え表（辞書）」を共有財産にする

ベテランが頭の中でやっている「Aさんの『2』は『7』に見えることがある」といった知見を、Excelなどでリスト化しましょう。これをチームで共有するだけで、新人でも迷う時間が減り、確認の精度が上がります。

3. AI-OCR（光学文字認識）の検討

最近では、手書き文字をスキャンしてデータ化する「AI-OCR」の精度が飛躍的に向上しています。FAXを紙で出力せず、PC画面上で拡大して確認したり、そのまま基幹システムへ連携したりすることで、入力作業そのものを大幅に削減できます。

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現場の「辛さ」を「仕組み」で解決するために

私は42年間、多くの食品現場を見てきました。手書きの注文書を一枚ずつ丁寧に処理する皆さんの姿勢は素晴らしいものです。しかし、その「職人技」に頼り続ける経営は、いつか限界が来ます。

大切なのは、現場が「解読」という付加価値のない作業に時間を取られない仕組みを作ること。それが、従業員の残業削減、そして会社全体の利益向上へと繋がります。

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まとめ：まずは現状の「解読時間」を測ってみませんか？

「手書き注文書が読めない」という悩みは、現場の工夫と少しのIT活用で必ず解決できます。

• 注文書フォーマットの見直し

• 属人化した知識の言語化

• 現場に合ったシステムの選定

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次の一歩として： まずは、今日届いたFAXの中で「解読に30秒以上かかったもの」が何枚あるか数えてみることから始めてみませんか？実態を把握するためのチェックシート作成もお手伝いできます。