食品製造業の受注業務DXで締め作業を軽くする

食品製造業の受注業務では、紙、FAX、Excelがまだ多く使われています。慣れた道具でも、締め時間前に注文が集中すると、入力、確認、製造への連絡が一気に重くなります。DXは大きなシステムを入れる話だけではありません。まず現場密着型で、バックオフィス業務の流れを見える形にすることが、効率化と事業成長の入口です。

目次

1. 締め時間に受注業務が詰まる理由
2. 紙・FAX・Excelを残したまま始めるDX
3. 受注業務の整理を事業成長へつなげる

1. 締め時間に受注業務が詰まる理由

受注業務が忙しくなる原因は、注文の数だけではありません。
「誰が見たか」「どれが最新か」「変更は製造に伝わったか」が分からないと、確認作業が増えます。

たとえば、FAXで届いた注文をExcelへ入力し、その後に電話で数量変更が入る場合です。紙には古い数、Excelには新しい数、担当者のメモには別の数が残ることがあります。これでは、バックオフィス業務の効率化が進みにくくなります。

株式会社Office Achieveでは、食品製造業に40年以上携わった専門知と、受注管理に20年以上従事した経験をもとに、まず業務の可視化から支援しています。

2. 紙・FAX・Excelを残したまま始めるDX

DXというと、今あるやり方を全部やめる印象があります。けれども食品製造業では、取引先の都合でFAXが残ることもあります。無理に変えると、現場が混乱します。

先に整えるべきことは、次のような小さな決まりです。

• 注文書を受け取った時刻を残す
• 変更が入ったら古い内容に印を付ける
• 入力済み、確認中、製造連絡済みを分ける
• 締め時間後の変更ルールを決める

これだけでも、探す時間や聞き直す時間を減らせます。紙・FAX・Excelを丁寧に洗い出し、必要に応じてシステム導入へ進む段階的なDXが、現場密着型の進め方です。

3. 受注業務の整理を事業成長へつなげる

受注業務が整うと、バックオフィス業務だけでなく、製造、配送、人事にもよい影響が出ます。急な確認が減れば、担当者は教育や改善に時間を使えます。新人も流れを覚えやすくなります。

私たちは、受注業務、バックオフィス業務、人事を分けずに見ます。採用、定着、育成まで含めて整えることで、効率化を一時的な作業削減で終わらせず、事業成長につなげやすくなります。

過去の取り組みでは、20年前に50人いた要員を現在は6人で運用し、365日稼働を可能にした実績があります。全国対応で、オンラインと出張の両方に対応できるため、まずは現場の紙1枚、Excel1つから見直すことができます。受注業務DXは、派手な変更よりも、毎日の締め作業を軽くすることから始まります。