株式会社Office Achieveのサービスの流れは受注整理から

食品製造業の受注業務は、毎日の注文、変更、出荷確認が重なります。紙、FAX、Excelが混ざると、誰が何を見ればよいか分かりにくくなります。株式会社Office Achieveでは、現場密着型で受注業務とバックオフィス業務を見える形にし、段階的なDXと効率化を進めます。

目次

1. 初回相談で現場の受注業務を聞き取る
2. 現状の流れを図にしてムダを見つける
3. 標準化とDXを小さく始めて定着させる

1. 初回相談で現場の受注業務を聞き取る

最初に行うのは、今の困りごとの聞き取りです。受注担当者、経理、在庫管理、出荷担当など、関係する人の動きを確認します。

たとえば、次のような点を見ます。

• 注文は電話、FAX、メールのどれで来るか
• Excelへの入力は何回発生しているか
• 変更やキャンセルは誰が確認しているか
• 締め作業で毎日どこに時間がかかるか

私たちは食品製造業に40年以上携わり、受注管理業務にも20年以上従事してきました。そのため、現場で起きやすい「確認待ち」「二重入力」「担当者しか分からない作業」を、机上の話にせず確認できます。相談はZoomにも対応し、必要に応じて訪問での支援も行います。

2. 現状の流れを図にしてムダを見つける

聞き取った内容は、業務フローとして整理します。難しい図ではなく、「注文が来る」「入力する」「在庫を見る」「出荷へ渡す」という順番が見える形にします。

ここで大切なのは、すぐにシステムを入れないことです。紙やFAX、Excelの使い方を先に洗い出すと、残す作業と変える作業が分かります。

株式会社Office Achieveの支援では、受注業務だけでなく、経理、在庫、受注管理などのバックオフィス業務も一緒に見ます。過去には、受注管理の体制を見直し、要員50人から6人へ整理しながら、365日稼働の運用を実現した経験があります。これは単なる人員削減ではなく、誰でも同じ手順で動ける状態を作った結果です。

3. 標準化とDXを小さく始めて定着させる

流れが見えたら、次は標準化です。標準化とは、「人によってやり方が違う」を減らすことです。手順書、入力ルール、確認の順番を決めると、新人でも仕事を覚えやすくなります。

そのうえで、必要な部分からDXを進めます。いきなり大きな仕組みに変えるのではなく、アナログ作業を整え、必要に応じてシステム導入を考えます。現場が使えない仕組みでは、事業成長にはつながりません。

また、採用、定着、育成、評価制度の見直しまで一体で考えられる点も、当社の特徴です。国家資格キャリアコンサルタントなどの知見を生かし、人の配置と業務改善を同時に進めます。

サービスの流れは、初回相談、現状把握、業務フロー整理、標準化、DX導入支援、定着確認へと進みます。受注業務で迷いが減ると、確認に使っていた時間をお客様対応や新しい取り組みに回しやすくなります。食品製造業の現場を止めずに変えたい方は、まず今の受注の流れを一緒に見直してみませんか。