食品製造業のFAX受注と人手不足対策｜効率化の選び方・費用・注意点

FAX受注を残したまま人手不足に対応するための考え方

食品製造業のFAX受注では、取引先の発注方法を変えなくても、社内の作業を見直すことで人手不足への対応を進められます。

食品メーカーの取引先には、長年FAXで注文している小売店、飲食店、卸売業者などがあります。取引先ごとに注文方法が異なるため、自社の都合だけでFAXを廃止することは簡単ではありません。

しかし、FAXを使い続けることと、社内で手作業を続けることは別の問題です。

例えば、FAXで届いた注文書を担当者が確認し、商品コードや数量を販売管理システムへ入力している場合、注文書の仕分け方法や入力手順を見直すだけでも作業負担が変わる可能性があります。

また、注文書の内容を確認する担当者と、販売管理システムに入力する担当者が分かれている場合、同じ内容を何度も確認していないかを調べることも有効です。

私たちが重視しているのは、FAXという注文手段を問題にするのではなく、FAXを受け取った後の業務に無駄がないかを確認することです。

まずは、現在の受注業務をどのような順番で処理しているのかを整理するところから始めます。

受注担当者の負担が増える業務と原因の見分け方

人手不足が深刻になっている場合は、担当者の人数だけでなく、どの作業に時間がかかっているのかを確認する必要があります。

FAX受注の負担は、注文書の枚数だけでは判断できません。取引先ごとの書式の違いや、商品情報の確認、納期調整などによって、同じ1件の注文でも処理時間が大きく変わります。

特に、次のような状況がないかを確認してください。

FAX注文書の仕分けに時間がかかる場合：取引先別の分類や担当者への振り分け方法に改善余地があります。

販売管理システムへの入力が遅い場合：商品コードの検索、数量の転記、重複入力などが負担になっている可能性があります。

特定の担当者しか処理できない場合：取引先ごとの特別なルールが共有されていないことが原因かもしれません。

注文内容の確認に時間がかかる場合：商品名、単位、納期などの確認方法が統一されていない可能性があります。

繁忙期だけ残業が増える場合：受注件数の集中に対して、作業分担や処理順序が適切でない可能性があります。

例えば、FAX注文書を入力する時間そのものは短くても、商品コードを探す時間や、営業担当者に確認する時間が長ければ、入力作業だけを効率化しても十分な改善にはなりません。

まずは「受注件数が多いから忙しい」とまとめず、時間がかかっている工程を具体的に把握することが重要です。

人員補充と業務改善を選び分ける判断基準

人手不足への対応では、人員補充が必要な場合と、既存業務の改善を優先した方がよい場合を分けて考えることが大切です。

受注件数が増加し、確認や顧客対応など人による判断が必要な業務も増えている場合は、人員補充が必要になることがあります。

一方で、同じ情報を複数回入力している、担当者ごとに処理方法が違う、不要な確認作業が残っているといった状況では、採用より先に業務改善を進める余地があります。

例えば、5名の担当者が受注処理を行っていても、それぞれが独自の方法で仕事をしている場合、担当者間の引き継ぎに時間がかかります。

この状態で新しい社員を採用しても、教育する担当者の負担が増え、すぐに人手不足が解消するとは限りません。

反対に、作業手順を統一し、誰でも基本的な注文処理ができるようになれば、既存の人員で対応できる業務が増える可能性があります。

判断の基準は、仕事の量そのものが多いのか、それとも仕事の進め方によって負担が増えているのかという違いです。

業務改善によって必要な作業時間を減らしたうえで、それでも人手が足りない場合に採用や外注を検討すると、必要な人員数を判断しやすくなります。

仕分け・転記・確認作業を減らす業務フローの整理

FAX受注の効率化では、注文書を受け取ってから出荷指示を出すまでの流れを整理することが基本です。

食品製造業の受注業務では、FAXの受信、注文書の仕分け、商品情報の確認、数量入力、在庫確認、納期調整、出荷指示など、複数の工程が連続しています。

この流れを整理せずに一部分だけを改善すると、別の工程に負担が移ることがあります。

例えば、FAX注文書の入力を早くしても、入力後に営業担当者がすべての注文内容を確認している場合、全体の処理時間はあまり変わらないかもしれません。

また、入力担当者が商品コードを調べるたびに紙の資料を確認している場合は、商品情報の管理方法を見直すことで作業を減らせる可能性があります。

改善を進める際には、まず通常の注文と、確認が必要な注文を分けることが有効です。

通常の注文については、処理手順を統一し、必要な確認を明確にします。一方、数量変更や納期調整などが発生する注文については、誰が判断するのかを決めておきます。

このように業務を整理すると、担当者が毎回判断しなくても進められる作業が明確になります。

結果として、少人数でも安定して受注業務を進められる体制づくりにつながります。

属人化を解消して少人数でも対応できる受注体制

人手不足への対応では、特定の担当者だけが仕事を理解している状態を解消することが欠かせません。

食品製造業では、取引先ごとに注文書の書き方や納品条件が異なることがあります。

例えば、同じ商品でも取引先によって商品名の表記が違ったり、注文単位がケースとバラで異なったりする場合があります。

こうした違いをベテラン担当者の経験だけで処理していると、その担当者が休んだときに注文処理が滞る原因になります。

属人化を解消するには、単に作業マニュアルを作るだけでは不十分です。

実際の注文処理を確認しながら、判断が必要になる場面と、その判断に必要な情報を整理する必要があります。

例えば、商品コードが不明な注文を受けたとき、誰に確認するのか、どの資料を参照するのか、回答をどこに記録するのかまで決めておくと、担当者による対応の違いを減らせます。

また、担当者同士で業務を共有できるようにすれば、繁忙期や欠勤時にも仕事を分担しやすくなります。

目指したいのは、すべての担当者が同じ経験を持つことではありません。

必要な情報と判断手順が共有され、担当者が変わっても基本的な受注業務を継続できる状態をつくることです。

食品製造業特有の注文処理で注意したいポイント

食品製造業のFAX受注では、一般的な事務作業とは異なる確認事項があるため、単純な入力時間の短縮だけで改善を判断しないことが重要です。

食品の受注では、商品名や数量だけでなく、納品日、在庫状況、製造予定、賞味期限、ロットなどの情報が関係する場合があります。

例えば、ケース単位で注文する取引先と、バラ単位で注文する取引先が混在している場合、数量の入力方法を統一するだけでは対応できません。

単位換算のルールが明確になっていなければ、入力作業を早くしても誤出荷につながる可能性があります。

また、納品日が指定されている注文では、製造部門や物流部門との連携も必要です。

受注担当者がFAX注文書を入力した後、製造予定を確認するために何度も電話やメールをしている場合は、受注業務だけでなく部門間の情報共有も見直す必要があります。

食品製造業の業務改善では、営業、受注、製造、物流のつながりを確認することが欠かせません。

入力作業の効率化によって、確認漏れや納品トラブルが増えてしまっては意味がありません。

作業時間の削減と同時に、正確な受注処理を維持できるかを確認しながら改善を進めることが大切です。

業務改善・AI-OCR・受注システム・外注の違い

FAX受注の人手不足対策には複数の方法があり、どの方法が適しているかは、現在の業務内容と負担の原因によって変わります。

まず検討したいのが、既存の業務フローを見直す方法です。

注文書の仕分け方、入力手順、確認ルール、担当者間の役割分担を整理することで、新しいシステムを導入せずに改善できる場合があります。

一方、FAX注文書の入力作業そのものに多くの時間がかかっている場合は、AI-OCRの活用が選択肢になります。

AI-OCRは、紙や画像に記載された文字を読み取り、データ化する技術です。ただし、読み取った内容が正しいかを確認する作業や、商品マスタとの照合が必要になる場合があります。

受注システムの導入は、注文情報をまとめて管理したい場合や、販売管理システムとの連携を進めたい場合に適しています。ただし、既存システムとの接続や運用ルールの変更が必要になることがあります。

外注は、受注入力などの業務を社外へ委託する方法です。社内の作業負担を減らせる可能性がありますが、納期変更や欠品対応など、社内判断が必要な業務をどこまで任せられるかを確認する必要があります。

取引先がWeb発注へ移行できる場合は、FAX以外の受注方法を増やす選択肢もあります。

ただし、取引先の協力が必要になるため、短期間ですべての注文を切り替えられるとは限りません。

私たちは、こうした方法を検討する前に、現在の業務で何が負担になっているのかを明確にすることが重要だと考えています。

改善効果と費用対効果を判断するための計算方法

FAX受注の改善効果は、削減できる作業時間と、改善に必要な費用を分けて考えると判断しやすくなります。

例えば、月間1,000件の注文を処理していて、1件あたりの作業時間が4分かかっているとします。

業務の見直しによって1件あたり3分に短縮できた場合、月間の削減時間は次のようになります。

1,000件 × 1分 ÷ 60分 ＝ 約16.7時間

仮に、作業時間1時間あたりの人件費を1,800円として換算すると、月間約30,000円分の作業時間に相当します。

これは計算方法を示すための仮定であり、実際の改善実績や削減額を示すものではありません。

また、削減した時間がそのまま人件費の削減につながるとは限りません。

残業時間が減る場合もあれば、空いた時間を顧客対応や確認業務に充てる場合もあります。

費用対効果を確認する際には、作業時間だけでなく、入力ミスへの対応時間、担当者の教育負担、欠勤時の対応なども考慮すると、改善の価値を判断しやすくなります。

さらに、システムを導入する場合は、初期費用や月額利用料などを差し引いて考える必要があります。

まずは、現在の受注件数と1件あたりの作業時間を把握し、自社の改善余地を数字で確認することから始めるとよいでしょう。

システム導入前に確認したい追加費用と運用負担

FAX受注を効率化するためにシステムを導入する場合は、導入費用だけでなく、運用開始後の負担も含めて判断する必要があります。

AI-OCRや受注システムでは、サービスによって料金体系が異なります。

一般的には、初期設定費用、月額利用料、処理件数に応じた従量料金などが検討対象になります。

また、既存の販売管理システムと連携する場合は、データ形式の調整や追加設定が必要になることがあります。

見積もり前には、次の内容を確認しておくと判断しやすくなります。

• 初期費用：設定、注文書の登録、既存システムとの連携などが含まれるか
• 月額費用：基本料金のほかに利用者数や処理件数による追加料金があるか
• 運用費用：注文書の書式変更や商品マスタ更新に対応する費用が発生するか
• 社内作業：読み取り結果の確認や例外注文の処理にどれだけ時間が残るか
• 導入準備：担当者への教育や業務手順の変更にどれだけ負担がかかるか

特に注意したいのは、システムを導入しても、すべての受注業務が自動化されるわけではないことです。

手書き文字の確認、商品コードの不一致、納期変更など、人による判断が残る場合があります。

導入前には、実際に使用しているFAX注文書で対応可能かを確認することが重要です。

また、現在の業務に無駄が多い場合は、そのままシステム化すると不要な作業まで残してしまう可能性があります。

費用を抑えながら改善したい場合は、まず既存業務を整理し、システムが必要な工程を見極めることをおすすめします。

システム導入より先に現場の業務を見える化する理由

株式会社Office Achieveでは、食品製造業の受注業務改善において、新しいシステムの導入を最初から前提にはしていません。

私たちが大切にしているのは、現場で実際に行われている仕事を把握し、無駄な作業や負担の集中を明らかにすることです。

例えば、FAX注文書を販売管理システムに入力する作業が遅い場合でも、原因が入力操作そのものにあるとは限りません。

取引先ごとの注文ルールを確認する時間や、商品情報を探す時間、営業担当者への問い合わせなどが負担になっていることもあります。

こうした問題を整理しないまま新しいシステムを導入すると、期待した効果が得られない可能性があります。

当社では、現場の業務を確認しながら、担当者がどのような手順で仕事を進め、どの場面で判断に迷っているのかを整理します。

そのうえで、既存の環境を活かせる部分と、仕組みを変更した方がよい部分を見極めます。

目指しているのは、単なる作業の短縮ではありません。

担当者の負担を減らしながら、誰でも安定して受注業務を進められる仕組みを現場に定着させることです。

食品業界42年の経験を活かした受注業務改善支援

Office Achieveの代表取締役・山内啓史は、食品製造業界で42年間の経験を持ち、物流や受注業務に長く携わってきました。

食品製造業では、受注業務だけを切り離して改善することが難しい場合があります。

注文内容の変更が製造計画に影響したり、納品条件の確認が物流部門の負担になったりするためです。

当社では、こうした食品業界特有の業務のつながりを踏まえ、現場に合った改善を進めています。

代表の山内は、これまでに全国7拠点の受注センターを1つに統合する取り組みや、60名体制から40名体制への人員体制の見直しなどに携わってきました。

これらは代表の過去の業務経験に基づく実績であり、すべての企業で同じ効果を保証するものではありません。

また、受注業務の効率化では、業務の属人化を解消することも重視しています。

特定の担当者だけが対応できる仕事を減らし、情報共有や作業手順の整理によって、担当者が変わっても業務を継続できる体制づくりを支援します。

人手不足を単純な人数の問題として捉えるのではなく、現場の仕事の進め方と組織全体の連携から改善を考えることが、当社の基本方針です。

現状分析から改善策の定着までの進め方

Office Achieveでは、受注業務の改善を一時的な取り組みで終わらせず、現場で継続できる仕組みにすることを重視しています。

当社がご案内している改善計画は、現状把握から改善策の定着までを5つのステップで進めるものです。

最初に、経営者や現場担当者と目指す目標を明確にします。

次に、実際の受注業務を調査し、現在の業務フローや負担が集中している工程を分析します。

その結果をもとに、具体的な改善策を立案します。

改善策が決まった後は、現場と一体になって実行し、担当者が無理なく運用できるように調整します。

最後に、改善した業務を特定の担当者だけに依存しない仕組みとして定着させます。

当社の事業案内では、これらのステップを1年間で進める改善計画をご紹介しています。実際の支援内容や進行条件については、対象業務や現場の状況に応じた確認が必要です。

新しいシステムを導入することよりも、今の環境で改善できることを見つけ、現場に負担をかけすぎずに実行することを大切にしています。

FAX受注の人手不足に悩んでいる場合も、まずは現状の業務を整理するところからご相談いただけます。

現場で始められる受注業務の負担調査

FAX受注の人手不足を改善する第一歩は、現在の作業時間と業務内容を把握することです。

特別なシステムを使わなくても、受注担当者が日常的に行っている作業を記録することで、改善の手がかりを見つけられます。

まずは、一定期間のFAX受注件数と、注文書1件あたりの処理時間を確認します。

このとき、単純な入力時間だけでなく、注文内容の確認や社内への問い合わせなども含めて記録することが重要です。

例えば、FAX注文書の入力に2分、商品情報の確認に1分、納期確認に2分かかっている場合、1件あたりの処理時間は合計5分です。

このうち、商品情報の確認方法を改善できれば、入力作業そのものを変更しなくても処理時間を短縮できる可能性があります。

また、注文が集中する曜日や時間帯を確認することで、担当者の配置や作業分担を見直す材料になります。

調査を進める際には、担当者を評価するためではなく、仕事の負担を減らすために記録することを共有してください。

現場の協力を得ながら実態を把握することで、改善すべき工程が明確になります。

自社で進める改善と専門家に相談する改善の境界

FAX受注の改善には、自社で取り組みやすいものと、業務全体を確認しながら進めた方がよいものがあります。

例えば、FAX注文書の保管場所を統一する、確認済みの注文書を区別する、よく使う商品コードを整理するといった取り組みは、比較的始めやすい改善です。

また、担当者ごとに異なる作業手順を確認し、基本的な処理方法を共有することも、自社で進められる場合があります。

一方、営業、製造、物流など複数部門に関係する業務の変更は、慎重に進める必要があります。

例えば、受注締切時間の変更は、受注担当者の負担を減らせる可能性がありますが、取引先や製造計画、配送体制への影響も考慮しなければなりません。

また、販売管理システムとの連携や受注情報の自動処理を検討する場合は、システムの仕様やデータの整合性を確認する必要があります。

こうした変更を担当者だけで判断すると、別の部門に新たな負担が発生することがあります。

複数部門の調整が必要な場合や、改善方法を決めても実行が進まない場合は、外部の専門家を活用することも選択肢です。

自社で対応できる改善から始め、影響範囲が広い取り組みについては、関係者と十分に確認しながら進めることが重要です。

業務改善を相談する前に準備したい情報

FAX受注の業務改善を相談する際には、現在の受注状況や困っている作業を整理しておくと、具体的な検討が進めやすくなります。

すべての情報を正確に集める必要はありませんが、現場の実態が分かる資料があると、課題の把握に役立ちます。

特に、次の情報を確認しておくとよいでしょう。

• FAX受注件数：1日または1か月に何件程度の注文を受けているか
• 受注担当者の人数：通常時と繁忙期に何名で対応しているか
• 現在の作業手順：FAX受信から入力、確認、出荷指示までの流れ
• 時間がかかる工程：仕分け、入力、商品確認、納期調整などの負担
• 使用中のシステム：販売管理システムやExcelなどの利用状況
• 困っている問題：残業、入力ミス、担当者不在時の対応、教育負担など

実際の注文書を確認できる場合は、取引先ごとの書式の違いも把握しやすくなります。ただし、社外へ資料を共有する際には、取引先情報や個人情報の取り扱いに注意が必要です。

Office Achieveでは、食品製造業の受注業務について、現場の実態を踏まえた改善支援を行っています。

「何から改善すればよいか分からない」「システムを導入する前に業務を整理したい」という場合も、現在の状況を確認するところからご相談ください。

お問い合わせは、株式会社Office Achieve公式サイトからご確認いただけます。

取引先がFAXを使い続けても人手不足は改善できる？

はい。取引先がFAXで注文を続ける場合でも、社内の受注処理を見直すことで作業負担を減らせる可能性があります。

例えば、FAX注文書の仕分け方法を統一したり、商品情報の確認手順を整理したりすることで、担当者の作業時間を短縮できる場合があります。

また、注文書のデータ化を検討すれば、取引先の発注方法を変更せずに社内の入力作業を減らせる可能性もあります。

ただし、すべてのFAX注文書を自動処理できるとは限りません。

手書き文字が多い場合や、取引先ごとに注文書の書式が大きく異なる場合は、読み取り結果の確認が必要になることがあります。

重要なのは、FAXを廃止することを最初の目標にしないことです。

現在の受注方法を維持しながら、社内で負担になっている作業を減らす方法を検討すると、取引先への影響を抑えながら改善を進めやすくなります。

受注担当者が1〜3名の小規模企業でも改善できる？

受注担当者が少ない企業でも、業務改善に取り組むことは可能です。

むしろ、少人数で受注業務を担当している場合は、特定の担当者に仕事が集中しやすいため、作業手順の整理が重要になります。

例えば、受注担当者が2名の場合、片方の担当者しか特定の取引先の注文を処理できない状態では、欠勤時に業務が滞る可能性があります。

このような場合は、取引先ごとの注文ルールを整理し、基本的な処理手順を共有することが有効です。

一方、受注件数が少ない企業では、高額なシステムを導入しても費用に見合う効果が得られない場合があります。

そのため、まずは既存の業務フローを見直し、改善できる部分を確認することをおすすめします。

担当者の人数が少ないからこそ、無理なく続けられる仕組みをつくることが大切です。

手書きのFAX注文書を自動化する場合の注意点

手書きのFAX注文書を自動化する場合は、実際の注文書で読み取り精度を確認することが重要です。

AI-OCRなどの技術を使えば、手書き文字をデータ化できる場合があります。

ただし、文字の書き方やFAXの画質、注文書の書式によって読み取り結果が変わることがあります。

特に食品製造業では、商品コード、数量、納品日などの誤認識が業務に影響する可能性があります。

例えば、数量の「1」と「7」を誤って読み取った場合、そのまま受注処理を進めると誤出荷につながるおそれがあります。

そのため、導入前には複数の取引先の注文書を使って検証し、どの項目を人が確認する必要があるのかを整理することが大切です。

また、読み取り結果を販売管理システムへ登録する場合は、商品マスタとの照合方法も確認する必要があります。

自動化できる部分と、人による確認を残す部分を分けることで、作業効率と受注精度の両立を目指せます。

FAX受注の改善にかかる費用と投資判断の目安

FAX受注の改善費用は、改善する業務の範囲や、システム導入の有無によって変わります。

例えば、既存の作業手順を整理する改善と、新しい受注システムを導入する改善では、必要な費用の内容が異なります。

業務改善の外部支援を利用する場合は、現状調査、改善策の立案、実行支援、定着支援など、どこまでを依頼するかによって費用が変わることがあります。

システムを導入する場合は、初期費用、月額利用料、追加設定費用、保守費用なども確認が必要です。

投資判断では、削減できる作業時間だけでなく、改善後も必要になる確認作業や運用費用を含めて考えます。

例えば、月間20時間の作業時間を削減できても、システムの維持管理に多くの費用や手間がかかる場合は、期待した効果が得られない可能性があります。

反対に、システムを導入せずに作業手順を改善できる場合は、追加投資を抑えながら負担を減らせることもあります。

Office Achieveの具体的な支援費用については、対象業務や支援内容を確認したうえでのお問い合わせが必要です。

新しいシステムを導入せずに受注ミスを減らす方法

新しいシステムを導入しなくても、確認手順や情報共有の方法を見直すことで、受注ミスを減らせる可能性があります。

例えば、FAX注文書を受け取った後の処理状況が分からない場合は、未処理、入力済み、確認待ちなどの状態を明確にすることが有効です。

また、商品コードや数量の確認方法が担当者ごとに異なる場合は、共通の確認ルールを設けることで、判断のばらつきを減らせます。

ただし、確認項目を増やしすぎると、担当者の負担が大きくなることがあります。

すべての注文を同じ方法で何度も確認するのではなく、通常の注文と、数量変更や納期調整が必要な注文を分けて対応する方法も考えられます。

特に重要なのは、ミスが発生したときに担当者個人の注意不足だけを原因にしないことです。

なぜ間違いが起きたのか、必要な情報が共有されていたか、作業手順に無理がなかったかを確認することで、再発を防ぐ仕組みづくりにつながります。

食品製造業のFAX受注と人手不足を改善するための確認ポイント

• 食品製造業のFAX受注は、FAXを廃止しなくても業務改善によって負担を減らせる可能性があります。
• 人手不足の原因は、担当者の人数だけでなく、作業手順や業務の進め方にもあります。
• FAX注文書の仕分け、入力、確認、納期調整など、時間がかかっている工程を把握することが重要です。
• 人員補充を検討する前に、既存業務の無駄や重複作業を確認すると判断しやすくなります。
• 特定の担当者しか対応できない業務は、手順や判断ルールを共有することで属人化の解消を目指せます。
• 食品製造業では、商品コード、注文単位、納品日、在庫状況などの確認が欠かせません。
• FAX受注の効率化では、受注部門だけでなく営業、製造、物流との連携も考慮する必要があります。
• AI-OCRや受注システムは有効な選択肢ですが、導入前に現在の業務を整理することが大切です。
• システムを導入する場合は、初期費用だけでなく月額費用や運用負担も確認してください。
• 改善効果は、受注件数と作業時間を把握することで具体的に検討できます。
• 少人数の企業でも、作業手順の標準化によって受注業務を安定させられる可能性があります。
• 自社で対応できる改善から始め、複数部門に影響する変更は慎重に進めることが重要です。
• Office Achieveでは、食品製造業の現場を理解し、業務の見える化から改善策の定着までを支援しています。
• FAX受注の人手不足でお困りの場合は、現在の業務内容や負担を整理するところからご相談ください。

株式会社Office Achieveでは、食品製造業の受注業務改善に関するご相談を受け付けています。

「FAX受注の負担を減らしたい」「担当者が不足していて業務が回らない」「新しいシステムを導入する前に改善できることを知りたい」という企業様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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