食品製造業のFAX受注を属人化を解消する方法｜OCR・Web化の比較と注意点

FAXそのものより「担当者しか分からない判断」が属人化の原因

食品製造業のFAX受注が属人化しやすい大きな理由は、注文情報を入力する作業だけでなく、その前後に多くの判断が発生するからです。

たとえば、得意先が独自の商品名や略称で注文している場合、注文書に書かれた名称と自社の商品マスタが一致しないことがあります。「この商品名なら自社のこの商品」「この得意先の1ケースはこの荷姿」といった読み替えを担当者が覚えていれば、システムへ入力する前から属人化しています。

さらに、得意先別単価、納品時間、締め時間、在庫状況、製造予定などを確認しながら処理している会社では、一枚のFAXを処理するために複数の判断が必要です。

そのため、改善時には「FAXを受け取る工程」だけを見るのではなく、受信後に担当者が何を見て、何を判断し、どこへ入力しているかまで確認します。

改善を急ぎたい会社と、先に業務整理が必要な会社の違い

入力作業の大半が定型的で、注文書の形式や商品コードもある程度統一されている会社では、AI-OCRやデータ連携による効率化を比較的進めやすくなります。

一方、注文書を見るたびに担当者が商品を判断したり、納期や欠品対応を営業・製造・物流へ確認したりしている場合は、システムを入れる前に業務を整理した方がよいケースがあります。

特に注意したいのが、「マニュアルはあるが、実際の処理方法は人によって違う」という状態です。この場合、現在使っている帳票やシステムだけを確認しても、本当の受注フローは見えません。

Office Achieveでは、現場を確認しながら営業・製造・物流を含む業務の流れを整理し、システム導入や外部委託の前に現状を把握することを重視しています。

FAXを残すならAI-OCRやクラウドFAXを活用

得意先側の事情でFAX注文をすぐに廃止できない場合でも、受注業務を改善することは可能です。

紙で出力したFAXを担当者が回収し、内容を確認して基幹システムへ入力しているのであれば、クラウドFAXでデータとして受信し、AI-OCRで注文内容を読み取る方法があります。

これによって、FAXを取りに行く作業や定型的な入力作業を減らせる可能性があります。

ただし、AI-OCRは万能ではありません。注文書のレイアウト、文字の状態、手書きの有無などによって確認が必要になるため、読み取った内容を誰がどのようにチェックするかも設計しておく必要があります。

「FAXをなくす」ことではなく、「FAXを受け取った後の人の作業をどこまで減らせるか」で考えると、現場に合う改善方法を選びやすくなります。

得意先が対応できるならWeb受発注への移行

注文する得意先側が対応できる場合は、Web受発注へ移行する方法もあります。

得意先がWeb画面上で商品や数量を選択する仕組みにすると、注文時点からデータとして受け取れるため、FAXを読み取って入力し直す工程そのものを減らせます。

特に、注文頻度が高く、商品や取引条件がある程度定型化されている得意先では効果を期待しやすい方法です。

一方ですべての取引先へ一斉にWeb発注への変更を求めるのが難しい企業も少なくありません。その場合は、「Web注文へ移行できる得意先」と「FAXを継続する得意先」を分ける方法もあります。

FAXかWebかを二者択一で考える必要はありません。取引先の事情も考慮しながら、受注方法を使い分けることが現実的です。

二重入力や在庫・出荷まで課題がある場合のシステム連携

FAXの入力だけを改善しても、その後に別のシステムへ同じ情報を入力していれば、大きな業務負担が残ります。

たとえば、受注内容をExcelへ入力した後、販売管理システムへ再入力している場合や、受注担当者が入力した内容を物流部門が別の帳票へ転記している場合です。

このようなケースでは、CSVやAPIなどを利用したシステム間の連携や、業務によってはRPAを利用する方法も検討できます。

ただし、先に確認したいのは「なぜ二重入力が発生しているのか」です。古い業務手順がそのまま残っているだけであれば、システムを追加する前に作業そのものをなくせる場合があります。

新しい仕組みを追加する前に、「やめられる作業」「まとめられる作業」「自動化する作業」を分けることが、過剰なシステム導入を避けるポイントです。

商品名・荷姿・単価の変換を担当者に頼っているケース

AI-OCRによってFAXの文字をデータ化できても、その内容を自社の商品情報へ変換する作業が担当者任せなら、属人化は残ります。

たとえば得意先が「A商品」「大」「業務用」など独自の名称で注文し、自社では別の商品コードで管理しているケースです。ベテラン担当者が注文書を見ただけで正しい商品を特定している状態では、新しい担当者が同じ処理をするのは簡単ではありません。

この場合は、得意先ごとの商品名と自社商品を対応させるマスタや変換ルールを整える必要があります。

荷姿や得意先別単価についても同じです。「この得意先だけは1ケースの入り数が違う」「この商品だけ別単価」といった例外を担当者の記憶に頼らず、確認できる状態にしておくことが重要です。

欠品・納期・例外対応をベテランだけが判断するケース

受注業務で特に見落としやすいのが、正常な注文ではなく「例外が発生したとき」の属人化です。

在庫が十分にあり、通常納期で出荷できる注文なら、決められた手順で処理できます。しかし、欠品している、締め時間を過ぎている、数量が通常より多い、製造予定を確認しなければならない、といったケースでは判断が必要になります。

こうした例外処理をベテランの経験だけに頼っていると、入力作業を自動化しても新人からベテランへの確認は減りません。

属人化を減らすには、すべての判断を完全に自動化する必要はありません。

「通常案件は誰でも処理できる」「一定条件を超えた案件だけ責任者が判断する」という状態を目指す方が現実的です。人に残す判断と、標準化する処理を分けることが重要になります。

現在の受注フローと例外処理の見える化

受注業務を改善するときは、最初に現在の作業を見える形にします。

理想的な業務フローではなく、「今、本当に現場で行っている作業」を確認することが重要です。

たとえば、

FAX受信
→ 注文書の確認
→ 商品の特定
→ 数量・荷姿の確認
→ 不明点をベテランへ確認
→ 販売管理システムへ入力
→ 在庫確認
→ 納期判断
→ 出荷手配

という流れであれば、それぞれの工程について、担当者が何を判断しているかまで掘り下げます。

この段階で「実は商品を探す時間が長い」「納期確認のために製造部門へ毎回電話している」といった、表面上の作業手順だけでは分からない問題が見えてくることがあります。

判断基準の整理と「例外だけ人が見る」仕組みづくり

業務を見える化した後は、担当者の頭の中にある判断を整理します。

ここで役立つのが、属人化のチェックです。

• 得意先ごとの商品名や略称を担当者が暗記している
• 担当者が休むとFAX処理が遅れる
• FAXを見ながら基幹システムへ毎回手入力している
• 得意先ごとに異なる納品条件を担当者が覚えている
• 在庫不足や締め時間後の注文対応が担当者任せになっている
• 新人が処理するたびにベテランへ確認している

複数当てはまる場合は、単純な入力作業だけでなく、判断ルールそのものを整理する余地があります。

改善後は、正常な注文をできるだけ定型処理し、商品を特定できない、在庫が不足している、納期条件から外れているなどの例外だけを人が確認する仕組みを目指します。

こうすることで、「すべてをベテランが見る」という状態から、「例外だけ経験者が判断する」という状態へ移しやすくなります。

小さく試してから改善範囲を広げる進め方

受注業務の改善は、最初からすべての得意先、商品、受注方法を変更する必要はありません。

注文量の多い得意先や、比較的注文書が定型化している取引先から試す方法があります。そこで、どの工程が自動化でき、どこに人の確認が必要かを検証してから対象を広げます。

Office Achieveの事業案内でも、目標設定、現場調査と現状分析、改善策の立案、現場と一体になった実行、誰でも回せる仕組みとしての定着という段階的な改善計画が示されています。

システムを導入すること自体をゴールにするのではなく、現場で無理なく続けられるかまで確認することが大切です。

新しいシステム導入を前提にしない現場密着型の改善

Office Achieveは、食品製造業の受注業務改善において、新しいシステムを入れることを最初の目的にはしていません。

事業案内でも「新たなシステム導入は一切前提としない」とし、今の環境のままでも業務の無駄を省く考え方を示しています。

受注業務では、システムだけを変えても、現場に残っている独自ルールや例外対応が整理されなければ、担当者の負担が別の形で残ることがあります。

そのため私たちは、現在の受注方法、注文書、入力作業、確認作業、営業・製造・物流とのやり取りまで確認したうえで、「なくせる作業」「標準化する作業」「仕組みで支援する作業」を分けて考えることを大切にしています。

食品製造業で長く続いてきたFAX受注には、取引先との関係や現場の事情があります。現在の運用を否定するのではなく、その会社に合う改善方法を探すことが重要です。

誰でも回せる受注業務を目指す改善支援

Office Achieveが目指しているのは、単純な作業時間の削減だけではありません。

特定の担当者しか処理できない状態を減らし、担当者が休んでも業務が止まりにくい仕組みをつくることも重要な目的です。

Office Achieveの代表は食品製造業界で42年間の経験があり、受注業務を含む現場改善に携わってきました。事業案内には、全国7拠点の受注センター統合や、60名体制から40名体制への人員削減などの実績も掲載されています。

また、受注精度と効率の向上だけでなく、「あの人しかできない」状態からの脱却や、欠員・災害時にも業務を継続しやすい体制づくりを提供価値として掲げています。

FAX注文書を数枚確認するだけでも、どこに手入力があり、どこで判断が発生し、誰に確認しているかを整理する材料になります。

「FAXを残したまま改善できるのか」「システムを変える必要があるのか」と迷っている場合は、まず現在の受注フローを整理するところからご相談ください。

FAXをすべて廃止しないと属人化は解消できませんか？

FAXを残したままでも改善できるケースがあります。

属人化の原因が、紙のFAXそのものではなく、受信後の商品特定、入力、確認、例外判断にある場合は、その工程を整理することで改善できます。

たとえば、クラウドFAXで受信し、AI-OCRでデータ化し、商品マスタと照合する方法もあります。得意先に注文方法の変更をお願いしにくい会社では、FAXを残した状態から検討する方が現実的なこともあります。

重要なのは、FAXの有無ではなく、担当者しか分からない作業や判断がどこにあるかです。

手書きや得意先ごとに異なるFAX注文書への対応

注文書の形式が得意先ごとに異なっていても、改善を検討することはできます。

ただし、AI-OCRでどこまで読み取れるかは、注文書のレイアウトや文字の状態などによって異なります。手書きが多い場合も、すべてを自動処理する前提ではなく、自動で処理できる部分と人が確認する部分を分けて考える必要があります。

また、帳票が違うこと以上に、得意先ごとに商品名や荷姿の表記が異なる場合は、その変換ルールの整理が重要です。

実際のFAX注文書を確認すると、自動化しやすい部分と判断が必要な部分を切り分けやすくなります。

AI-OCRだけで受注業務の属人化は解消できる？

AI-OCRだけで解消できるとは限りません。

AI-OCRが得意とするのは、FAXや紙に書かれた情報をデータとして取り込む工程です。

一方、「この略称はどの商品か」「この数量なら在庫で対応できるか」「欠品時に代替商品を提案するか」といった判断は別の問題です。

入力に時間がかかっている会社ではAI-OCRが有効な選択肢になりますが、ベテランへの確認が多い会社では、判断ルールや商品マスタの整理も並行して進める必要があります。

既存の販売管理・基幹システムを残したまま改善する方法

既存システムを残しながら改善できる場合があります。

まず確認したいのは、現在どこで二重入力や転記が発生しているかです。そのうえで、CSVによるデータ受け渡し、API連携、RPAなどの方法を検討します。

ただし、システム同士をつなぐ前に、不要な入力や帳票が残っていないかも確認してください。

Office Achieveも新たなシステム導入を前提とせず、既存環境で業務の無駄を減らす改善を重視しています。

現在の環境を生かせるかを確認してから、必要な部分だけ仕組みを追加する方が現場の負担を抑えやすくなります。

受注業務改善を相談する前に準備したい情報

相談時には、資料をきれいに作り直す必要はありません。普段使っているものが、現在の業務を把握するうえで役立ちます。

• 実際に使用しているFAX注文書
• 受注後に入力しているExcelやシステムの画面
• 得意先別の商品名や略称が分かる資料
• 担当者が毎回確認している内容
• 欠品や納期変更など、判断に迷いやすい事例

これらをもとに、入力作業なのか、情報の分散なのか、判断基準なのかを切り分けていきます。

Office Achieveへの受注業務改善の相談では、現在の現場を把握し、改善策を立て、現場と一体になって定着まで進める方針を取っています。

いきなり導入するシステムを決めるのではなく、「今のFAX受注のどこに無駄や属人化があるのか」を整理するところから始めると、必要な改善方法を判断しやすくなります。

• FAX受注の属人化は、FAXそのものより受信後の判断や確認作業で起きることがあります
• 商品名や略称の読み替えを担当者が暗記している場合は、マスタや変換ルールの整理が必要です
• 荷姿、得意先別単価、納品条件なども担当者の記憶だけに頼らない仕組みが重要です
• FAXを廃止できない場合でも、クラウドFAXやAI-OCRを使った改善を検討できます
• 得意先が対応できる場合は、Web受発注によって入力工程そのものを減らせる可能性があります
• AI-OCRは入力作業を減らせても、納期や欠品などの判断まで自動的に標準化するものではありません
• 二重入力が多い場合は、システム連携だけでなく不要な作業そのものを見直すことが重要です
• 通常処理は誰でも対応し、例外だけ経験者が確認する状態を目指すと属人化を減らしやすくなります
• システム導入前には、現在の受注フローと例外処理を見える化することが重要です
• 最初から全社で変更せず、特定の得意先や業務から小さく試す方法もあります
• Office Achieveは、新しいシステム導入を前提にせず、現場の業務整理から改善を進めています
• 実際のFAX注文書や現在の受注フローがあれば、改善すべき工程を整理しやすくなります
• FAXを残すかWebへ移行するかで迷う場合も、現場と取引先の状況を確認して選ぶことが重要です
• まずは「誰しかできない作業が何か」を洗い出すことが、受注業務改善の第一歩です