食品製造業の受注業務でミス削減する方法｜対策の選び方と注意点

ダブルチェックより先に見直したい「ミスが起こる工程」

受注ミスが続くと、「もっと注意する」「確認者を増やす」という対策を取りたくなります。しかし、手入力や転記そのものが多ければ、チェックを増やしても根本的な原因は残ります。

まず確認したいのは、受注情報が入ってから出荷につながるまでに、何回人が情報を書き写しているかです。たとえばFAXで届いた注文をExcelへ入力し、その内容を基幹システムへ再入力している場合、同じ情報を複数回扱っています。

確認作業を増やす前に、次のような状態がないか整理してみてください。

• FAXの注文内容を見ながら手入力している
• 電話注文をメモしてからシステムへ入力している
• メールやLINEなど複数の場所に注文が届く
• Excelに入力した内容を別システムへ再入力している
• 商品や価格の判断を担当者の記憶に頼っている
• 担当者によって確認方法や処理手順が違う

複数当てはまる場合、個人の注意力よりも業務の仕組みに改善余地がある可能性があります。

業務改善で対応しやすい会社とシステム検討も必要な会社の違い

すべての受注ミスを、新しいシステムの導入で解決する必要はありません。現在の業務を整理するだけで改善できるケースもあれば、入力そのものを減らすためにシステムやOCRなどを検討した方がよいケースもあります。

たとえば、同じ情報を別々のExcelへ入力している、担当者によって手順が異なる、確認項目が決まっていないといった問題なら、業務フローやルールの整理から始められます。

一方、毎日大量のFAXを手入力している、複数チャネルから届く注文の確認に時間がかかっている、商品や得意先ごとの条件が多く人の判断では管理しきれないといった場合は、OCRや受発注システム、既存システムとのデータ連携も選択肢になります。

重要なのは「アナログかデジタルか」という二択ではありません。現在の業務のどこに負荷とミスが集中しているかを確認し、その部分に必要な方法を選ぶことです。

FAX・電話・メールの混在による受注漏れと転記ミス

受注窓口が複数に分かれていると、入力ミスだけでなく「注文そのものを見落とす」という問題が起こりやすくなります。

FAXは紙や画面を見ながら入力するため転記が必要です。電話では聞き間違いやメモの取り違えが起こる可能性があります。さらにメールやLINEなどが加われば、「誰が、どの注文を処理したのか」という管理も複雑になります。

取引先との関係からFAXや電話をすぐに廃止できない企業も少なくありません。その場合でも、受注方法を無理に一つへ統一するのではなく、社内での受付後の処理をそろえる方法があります。

取引先側の発注方法と、自社側の処理方法を分けて考えることがポイントです。

商品・数量・価格・納期を間違えやすい食品製造業特有の事情

食品製造業では、受注情報そのものが複雑になりやすいこともミスの一因です。

商品数が多く、名称や規格が似ている場合、商品名だけを見て選択すると取り違えが発生する可能性があります。得意先ごとに商品、価格、納品条件などが異なれば、担当者が覚えるべき情報も増えていきます。

こうした業務では、「ベテランなら分かる」という状態を減らすことが重要です。

商品コードや商品マスタを整理する、得意先別条件を確認できる場所を統一する、過去の取引情報を参照しやすくするなど、判断に必要な情報を担当者の記憶から仕組みへ移していきます。

ミスが発生したときも「担当者が間違えた」で終わらせず、なぜ間違った商品を選べる状態になっていたのかまで確認すると、再発防止策を考えやすくなります。

Excel・基幹システムへの二重入力と属人化の問題

Excelそのものが受注ミスの原因とは限りません。問題になりやすいのは、Excelを含む複数の帳票やシステムへ同じ情報を繰り返し入力する状態です。

また、「この得意先はAさんしか分からない」「このExcelはBさんがいないと触れない」といった状態になると、担当者不在時の確認や引き継ぎも難しくなります。

Office Achieveでは、受注業務の課題として、業務の属人化、チーム内の連携不足、アナログ依存などが重なることで業務が停滞する悪循環に着目しています。

ミス削減を考えるときは、入力画面だけを見るのではなく、受注担当者から営業、製造、物流へ情報がどう渡っているのかまで確認する必要があります。

受注から出荷までの業務フローを可視化

最初に行いたいのは、現在の業務をそのまま書き出すことです。理想的な手順ではなく、「実際に現場で何が行われているか」を把握します。

Office Achieveの改善計画でも、目標設定の後に現場調査と現状分析を行い、その結果を踏まえて具体的な改善策を立案する流れを採用しています。

たとえば受注業務なら、注文が届いた後に誰が確認し、どこへ入力し、誰が承認し、製造や出荷へどう伝えているのかを追っていきます。

そのうえで、ミスが発生した地点に印を付けます。「入力時」「商品選択時」「確認時」「製造への連携時」「出荷時」のように分けると、対策を考えやすくなります。

入力・転記を減らし、商品や価格のルールを標準化

業務を可視化した後は、ミスが多い工程から「なくせないか」「減らせないか」「自動化できないか」の順で検討します。

たとえばFAXからExcelへ入力し、その後さらに別のシステムへ入力しているなら、どちらかの入力を省けないか検討します。商品選択ミスが多いなら、商品コードや名称の付け方、検索方法を見直します。得意先別価格の間違いが多いなら、担当者が毎回判断するのではなく、マスタから確認できる状態を目指します。

ここで重要なのは、ミスをした人への対策ではなく、次の担当者が同じ状況になっても間違えにくい仕組みを作ることです。

OCR・Web受注・システム化を選ぶ前の判断基準

手作業を減らす手段として、OCR、Web受注、受発注システム、既存基幹システムとの連携などがあります。ただし、どの企業にも同じ方法が適しているわけではありません。

FAXが多く転記負担が大きい場合は、FAXの情報をデータ化する方法が候補になります。電話やメールなど注文経路が多すぎる場合は、受注情報をまとめて管理する仕組みが候補です。商品・価格・在庫・製造・出荷の連携に課題がある場合は、より広い範囲のシステム連携を検討する必要があります。

ただし、商品コードや得意先情報が整理されていない状態で自動化しても、運用上の混乱が残る可能性があります。

**システムを選ぶ前に、何を減らしたいのかを決める。**この順番を意識することが大切です。

現状把握から改善策の実行・定着までの流れ

受注業務改善は、一度ルールを作って終わりではありません。現場で実際に運用し、問題があれば修正しながら定着させる必要があります。

Office Achieveでは、目標設定、現場調査と現状分析、改善策の立案を行った後、現場と一体になって改善策を実行し、最終的に「誰でも回せる仕組み」として定着させる流れを採っています。事業案内では、この5ステップを1年間で進める改善計画として示しています。

改善策を作った担当者だけが理解している状態では、新しい属人化が生まれてしまいます。そのため、例外的な注文が入った場合の対応や、新しい担当者への引き継ぎまで含めて運用を整えることが重要です。

ミス件数だけでなく確認時間や手戻りまで含めた効果測定

改善効果を見るときは、受注ミスの件数だけでは判断しきれません。

ミスを防ぐために毎日長時間チェックしている場合、表面的なミス件数は少なくても、現場には大きな負担がかかっています。

改善前後では、次のような情報を確認すると実態を捉えやすくなります。

• 月間の受注件数とミス件数
• 入力や転記にかかる時間
• ダブルチェックや確認にかかる時間
• 修正や問い合わせにかかる時間
• 誤出荷や再配送などの手戻り
• 残業時間や担当人数の変化

Office Achieveの事業案内でも、受注精度の向上と効率化、属人化からの脱却を提供価値として掲げています。単に「間違いを減らす」だけではなく、ミスを防ぐために発生していた余分な作業まで減らせるかを見ることが重要です。

新しいシステムを前提にしない現場密着型の改善

Office Achieveは、食品製造業に特化して受注業務やバックオフィス業務の改善を支援しています。私たちが重視しているのは、最初に新しいシステムを決めることではなく、現場の業務を理解することです。

事業案内でも「新たなシステム導入は一切前提としない」とし、現在の環境のままで業務の無駄を省く改善方針を示しています。また、現場にストレスを与えない進め方や、経営陣と現場のギャップを埋めながら負担を抑えることを改善アプローチとして掲げています。

もちろん、現状を整理した結果としてシステム化が必要になる場合もあります。その場合も「システムを入れること」を目的にするのではなく、解決したい業務課題から必要な方法を考えることが重要です。

属人化を減らして誰でも回せる仕組みづくり

受注業務の改善では、作業時間だけでなく「その人がいなければ処理できない」という状態を減らすことも大切です。

Office Achieveの代表は食品製造業界で42年間の経験があり、長年、物流・受注業務に従事してきました。事業案内では、全国7拠点の受注センターを1拠点へ統合した実績や、60名体制から40名体制への人員削減なども紹介しています。

こうした経験をもとに、私たちは現場を調査し、現在の処理方法を整理したうえで改善策を考えます。

「ミスは多いが原因が分からない」「FAXやExcelをすぐにはやめられない」「システムを入れるべきか判断できない」という段階でも、まず現状を整理するところからご相談いただけます。

FAX受注をやめなくてもミスは減らせますか？

FAXを残したままでも改善できる可能性はあります。

重要なのは、FAXという受注方法だけを見るのではなく、その後に何回転記しているか、誰が確認しているか、どの段階で間違いが起きているかを確認することです。

取引先に一斉にWeb発注への変更を求めるのが難しい場合は、FAXを受け付けながら社内処理を標準化したり、必要に応じてデータ化を検討したりする方法があります。

ダブルチェックをしても受注ミスが減らない場合の見直しポイント

チェック方法よりも、チェックが必要になっている原因を確認してください。

同じ数字を何度も手入力しているなら、確認者を増やしても入力工程そのものは残ります。商品選択を担当者の経験に頼っているなら、別の担当者がチェックしても判断基準が曖昧なままになる可能性があります。

「誰が間違えたか」ではなく、「どの工程なら間違えずに済んだか」という視点で業務を見ることが改善につながります。

Excelでの受注管理はやめた方がよいですか？

Excelを使用していることだけを理由に、すぐ廃止する必要はありません。

問題は、複数のExcelへ同じ内容を入力している、ファイルが担当者ごとに分かれている、最新版が分からない、基幹システムへの再入力が必要といった運用にあります。

まず現在のExcelがどの業務を担っているのかを整理し、残す作業と減らす作業を分けることが先です。

受注システムを導入すればミスはなくなる？

システムを導入するだけで、すべての受注ミスがなくなるとは限りません。

商品コードや得意先情報などのマスタが整理されていなかったり、現場ごとに業務ルールが違っていたりすると、その問題を残したまま新しい仕組みを使うことになります。

先に業務フローを整理し、「何をシステムに任せ、何を人が判断するのか」を決めておくことで、導入目的も明確になります。

外部に相談する前に準備したい情報

完璧な資料を作ってから相談する必要はありません。ただ、現在の受注業務について次の情報が分かると、課題を整理しやすくなります。

• FAX・電話・メールなど受注方法の種類
• おおよその受注処理の流れ
• 現在使っているExcelやシステム
• よく発生するミスの種類
• 特定の担当者しかできない作業
• 現場で特に時間がかかっている作業

原因が分からない場合は、その状態から整理することも業務改善の一部です。Office Achieveでは、現場調査と現状分析から改善策の立案、実行、定着までを一連の流れとして支援しています。

• 受注ミスは担当者の注意力だけでなく、業務の仕組みから原因を確認することが重要です
• FAXからExcel、Excelから基幹システムなど、転記回数が多い工程は優先的な見直し対象です
• 電話・FAX・メールなど受注窓口が複数ある場合は、社内での受付後の処理方法を整理します
• 類似商品が多い場合は、商品コードや商品マスタなど担当者の記憶に頼らない仕組みを検討します
• 得意先別の価格や条件は、個人の記憶ではなく確認できる仕組みへ移していくことが重要です
• Excelは使うこと自体ではなく、二重入力やファイルの分散などの運用を確認します
• ダブルチェックを増やす前に、チェックが必要になる工程そのものを減らせないか検討します
• OCRやWeb受注などの導入前に、現在の業務フローを可視化することが大切です
• FAXを完全に廃止できなくても、受付後の業務を見直すことで改善できる可能性があります
• 改善効果はミス件数だけでなく、確認時間や修正、再配送などの手戻りも含めて確認します
• 改善策は作るだけでなく、誰でも同じ手順で処理できる状態まで定着させることが重要です
• Office Achieveでは新しいシステム導入を前提にせず、現場調査と現状分析から改善策を検討しています
• ミスの原因が分からない段階でも、まず受注業務を整理するところから相談できます