食品製造業の受注業務改善は何から始める？具体的な方法と費用・注意点を解説

食品製造業の受注業務改善とは、注文の受付から入力、確認、製造・出荷部門への情報伝達までの流れを見直し、作業負担やミスを減らす取り組みです。

重要なのは、作業を単純に速くすることではありません。誰が担当しても正確に処理でき、急な変更にも対応できる業務の仕組みを整えることが目的です。

受注業務の改善はシステム導入より現状把握が先

受注業務を改善する際は、まず現在の作業がどのような流れで行われているかを確認する必要があります。

例えば、FAXで届いた注文書を担当者が確認し、Excelに入力した後、基幹システムへ再入力している企業では、同じ情報を複数回扱っています。

この場合、新しい受注管理システムを導入する前に、二重入力をなくせないか検討することが有効です。

また、注文内容の確認に時間がかかっている場合、原因は入力作業ではなく、取引先ごとの納品ルールが担当者の記憶に頼っていることかもしれません。

こうした状況では、取引先別の条件を整理し、誰でも確認できる状態にするだけでも、業務の負担を軽減できる可能性があります。

現状把握では、注文を受け付けてから出荷指示を出すまでの作業を順番に書き出します。各作業の担当者、所要時間、確認方法、使用している帳票やシステムを整理すると、改善すべき場所が見えてきます。

最初に取り組むべきなのは、システムを選ぶことではなく、改善対象となる作業を特定することです。

FAX・手入力・属人化から考える改善の優先順位

受注業務の課題は、発生している問題によって改善方法が異なります。

特に食品製造業では、注文方法が複数存在することに加え、納品日や数量の変更、取引先ごとの条件確認が業務を複雑にしています。

まずは、次のように課題を整理すると改善の優先順位を判断しやすくなります。

• FAX注文書の処理に時間がかかる場合：注文書の仕分け、確認、入力にかかる時間を測定し、不要な作業を探します。
• 手入力によるミスが多い場合：同じ情報を何回入力しているか、入力後の確認方法が統一されているかを調べます。
• 特定の担当者しか対応できない場合：取引先別のルールや例外処理を整理し、判断基準を共有します。
• 製造部門への連絡が遅れる場合：受注確定のタイミングと製造指示の流れを確認します。
• 急な注文変更で混乱する場合：変更内容の受付、承認、伝達、履歴管理の方法を見直します。

改善の優先順位は、作業時間だけで決める必要はありません。

例えば、入力時間は短くても、納品数量の間違いによって再配送や取引先対応が頻繁に発生しているなら、ミスの削減を優先する方が効果的です。

一方、ミスは少なくても毎日の受注入力に多くの人手が必要な場合は、作業時間の削減が重要になります。

自社で最も負担が大きい業務と、問題が起きた際の影響を合わせて確認することが大切です。

自社で改善できる業務と専門家に相談したい業務

受注業務の改善には、社内だけで取り組めるものと、専門的な支援を活用した方が進めやすいものがあります。

例えば、注文書の保管方法の統一、確認項目の整理、取引先別ルールの一覧化などは、現在の担当者を中心に進めやすい改善です。

作業手順を文書化することで、担当者が休んだ際にも別の人が対応しやすくなります。

一方、営業・製造・物流の複数部門にまたがる業務では、受注担当者だけで改善方法を決めると問題が残る場合があります。

受注部門の入力作業を減らしても、製造部門で別の転記作業が増えてしまえば、会社全体の効率化にはつながりません。

また、既存の基幹システムとの連携や、取引先ごとの複雑な業務ルールの整理には、専門的な確認が必要になることもあります。

社内で改善できる範囲を整理したうえで、部門間の調整や業務全体の設計が難しい場合は、外部の専門家に相談する方法が適しています。

受注業務を効率化する方法には、Excelの見直し、AI-OCR、Web受発注システム、EDI、外部委託などがあります。

どの方法が適しているかは、受注件数、注文方法、取引先の状況、既存システムとの関係によって変わります。

Excel・業務ルールの見直しが向いているケース

受注件数が比較的少なく、既存のExcelで業務を管理できている場合は、業務ルールや入力方法の見直しから始める方法があります。

例えば、担当者ごとに異なるExcelファイルを使用している場合、入力項目や管理方法を統一するだけでも確認作業を減らせる可能性があります。

商品名を自由入力している場合は、商品コードや選択式の入力方法を採用することで、表記のばらつきを抑えられます。

ただし、Excelでの管理には注意点もあります。

複数人が同時に更新する業務や、受注データを製造・出荷部門と頻繁に共有する業務では、ファイルの重複や更新漏れが発生する可能性があります。

また、Excelの関数やマクロを特定の担当者だけが理解している状態では、新たな属人化につながりかねません。

Excelの改善が向いているのは、業務量が比較的安定しており、管理する情報や作業ルールを整理できる企業です。

一方、注文量の増加に伴って管理が複雑になっている場合は、Excelの改修を続けるよりも、業務全体の仕組みを見直す方が適切なことがあります。

AI-OCR・Web受発注・EDIの違いと選び方

FAXや紙の注文書が多い場合、AI-OCRを活用する方法があります。

AI-OCRは、紙や画像に記載された文字を読み取り、データ化する技術です。注文書の内容を自動的に読み取ることで、手入力の負担を減らせる可能性があります。

ただし、読み取り結果が常に正しいとは限りません。

手書き文字、取引先ごとに異なる注文書の形式、商品名の略称などによっては、読み取り後の確認や修正が必要です。

そのため、AI-OCRを検討する際は、読み取り精度だけでなく、誤認識したデータを誰がどのように確認するかまで考える必要があります。

Web受発注システムは、取引先がWeb上で注文を入力し、受注側がデータとして受け取る仕組みです。

注文情報を直接データ化できるため、FAXの仕分けや転記を減らせます。ただし、取引先にも利用してもらう必要があり、すべての企業が一斉に切り替えられるとは限りません。

EDIは、企業間で注文などの取引データを電子的に交換する仕組みです。継続的に大量の取引データをやり取りする企業では有力な選択肢になりますが、取引先との仕様調整や既存システムとの接続が必要です。

FAX中心で取引先の注文方法を変えにくい場合はAI-OCR、取引先がWeb注文に対応できる場合はWeb受発注、大量の定型取引を企業間で連携したい場合はEDIが検討候補になります。

ただし、これらは必ずしも一つだけを選ぶものではありません。

取引先によって注文方法を使い分けながら、社内の受注処理を共通化する方法もあります。

受注業務の外部委託とシステム導入の注意点

受注業務の負担を軽減する方法として、外部委託も選択肢になります。

外部委託は、注文受付や入力などの業務を社外に任せる方法です。一般にBPOと呼ばれることもあります。

繁忙期の受注量が大きく変動する企業や、担当者の確保が難しい企業では、検討する価値があります。

ただし、業務を外部に移すだけでは、複雑な作業ルールや確認作業がそのまま残る場合があります。

例えば、取引先ごとの納品条件が担当者の記憶に依存している状態では、委託先も判断に迷う可能性があります。

そのため、外部委託を検討する前に、業務手順や例外処理のルールを整理することが重要です。

システム導入についても同様です。

現在の業務に無駄な確認や二重入力が残っている場合、その流れをそのままシステム化すると、十分な改善効果が得られないことがあります。

受注業務を改善する際は、外部委託やシステム導入を目的にするのではなく、何を減らし、どの業務を残すべきかを先に判断することが大切です。

食品製造業の受注業務は、注文情報を入力するだけでは完結しません。

製造計画、原材料、在庫、賞味期限、出荷条件など、複数の業務と関係しています。

そのため、受注担当者の作業時間だけでなく、受注情報が社内でどのように使われているかを確認する必要があります。

賞味期限・ロット・納品条件が複雑な場合の対応

食品製造業では、商品名と数量が正しく入力されていても、それだけで受注処理が完了するとは限りません。

例えば、取引先によって納品時に必要な賞味期限の残存日数が異なる場合があります。

また、同じ商品でも、納品先や販売形態によってケース単位、バラ単位などの注文単位が異なることがあります。

こうした条件を担当者が個別に判断している場合、入力作業だけを効率化しても、確認にかかる時間は残ります。

改善の第一歩は、取引先ごとの条件を整理し、判断に必要な情報を共有できる状態にすることです。

例えば、取引先別の商品コード、注文単位、納品リードタイム、賞味期限条件などを管理する方法があります。

ロット管理が必要な商品では、受注情報と在庫情報の関係も確認しなければなりません。

ただし、すべての条件を受注担当者だけで管理する必要があるとは限りません。

品質管理、製造、物流などの担当部門と役割を分担し、どの情報を誰が確認するかを明確にすることが重要です。

受注から製造・在庫・出荷までの情報連携

受注業務改善の効果を高めるには、受注から出荷までの情報の流れを一体として確認する必要があります。

例えば、受注担当者が注文を入力した後、製造部門が別のExcelへ数量を転記し、物流部門がさらに出荷指示書を作成している場合、部門ごとに同じ情報を扱っています。

このような業務では、転記作業だけでなく、情報の更新タイミングにも注意が必要です。

受注数量が変更されても、製造部門が古い情報をもとに作業を進めてしまえば、生産数量の過不足につながる可能性があります。

特に、受注生産や製造リードタイムが短い商品では、注文の確定時刻と製造計画の関係が重要になります。

改善する際は、注文受付、受注確定、在庫確認、製造指示、出荷指示の各段階で、どの情報が必要なのかを整理します。

そのうえで、既存システムのデータを活用できるか、CSVによる受け渡しで対応できるか、追加の仕組みが必要かを判断します。

必ずしもすべての部門を新しいシステムでつなぐ必要はありません。

現在の環境を活かしながら、情報の重複や伝達漏れを減らせる方法を探すことが現実的です。

注文変更・欠品・キャンセルへの対応と標準化

受注業務の改善では、通常の注文処理だけでなく、例外的な対応を整理することが欠かせません。

食品製造業では、注文数量の変更、納品日の前倒し、欠品、締切後の追加注文などが発生することがあります。

こうした例外処理は、経験豊富な担当者であれば対応できても、新しい担当者には判断が難しい場合があります。

例えば、締切後に追加注文が届いた際、製造部門へ確認する基準が明確でなければ、担当者によって対応が変わってしまいます。

そのため、例外処理についても、受付条件、確認先、承認者、取引先への回答方法を整理する必要があります。

また、注文変更を電話で受け付けた場合は、変更前後の数量や納品日を記録することが重要です。

変更履歴が残っていなければ、出荷ミスが発生した際に原因を確認しにくくなります。

標準化とは、すべての注文を同じ方法で処理することではありません。

通常の処理と例外的な処理を分け、それぞれの判断基準を明確にすることが、食品製造業に適した業務標準化につながります。

受注業務の改善を検討する際は、導入費用だけでなく、どの作業がどれだけ減るのかを確認する必要があります。

また、費用対効果は受注件数だけで決まるものではありません。注文内容の複雑さ、確認作業の量、ミス対応の負担によっても変わります。

改善にかかる費用の内訳と見積もりの考え方

受注業務改善にかかる費用は、選択する方法と改善対象の範囲によって異なります。

既存の業務ルールやExcelの運用を見直す場合は、システムの新規導入を必要としないこともあります。

一方、AI-OCRや受注管理システムを導入する場合は、基本料金に加えて初期設定や連携などの費用が発生する可能性があります。

見積もりを比較する際は、次の項目を確認すると判断しやすくなります。

• 初期費用：業務調査、システム設定、データ移行、初期教育などにかかる費用
• 月額費用：システム利用料、保守、サポートなどの継続費用
• 追加対応費用：既存システムとの連携や取引先別の設定に必要な費用
• 社内の運用負担：マスター更新、確認作業、担当者教育に必要な時間
• 改善支援費用：業務分析、改善計画の作成、運用定着などを外部に依頼する費用

実際の金額は、受注件数、商品数、取引先数、既存システムの仕様などによって変わります。

見積もり前には、現在の業務量と改善したい作業を整理しておくと、必要な支援範囲を明確にできます。

また、初期費用が低くても、運用開始後に手作業が多く残る場合は、長期的な負担が大きくなる可能性があります。

費用を比較する際は、導入費用と継続費用に加え、社内で必要となる作業時間も確認しましょう。

受注件数別に考える作業時間の削減効果

受注業務改善の効果を判断するには、現在の作業時間を数値化する方法が有効です。

例えば、1件の受注入力に平均5分かかり、月20営業日稼働している場合を考えます。

1日20件の受注であれば、入力作業は月約33時間です。1日50件なら月約83時間、1日100件なら月約167時間になります。

仮に、業務改善によって1件当たりの入力時間を5分から2.5分に短縮できた場合、削減できる時間は次のようになります。

1日20件の場合は月約17時間、50件の場合は月約42時間、100件の場合は月約83時間です。

これは一定の条件を置いた試算であり、実際の改善効果を保証するものではありません。

また、入力時間だけでなく、注文内容の確認、入力ミスの修正、問い合わせ対応などの時間も測定すると、改善効果をより正確に把握できます。

削減時間を金額に換算する場合は、時間当たりの人件費を掛けて計算できます。

ただし、作業時間の削減がそのまま人件費の削減になるとは限りません。削減した時間を他の業務に活用する場合は、生産性向上として評価することもできます。

受注件数が少ない企業でも、確認や修正に時間がかかっている場合は改善余地があります。

件数だけで判断せず、1件当たりの処理時間とミス対応の負担を合わせて確認することが重要です。

食品メーカーの改善事例から学ぶ導入の進め方

食品製造業の受注業務改善では、取引先の注文方法をすべて変更しなくても、業務を効率化できる可能性があります。

三菱電機デジタルイノベーションが紹介するヤヨイ食品（現ヤヨイサンフーズ）の事例では、受注全体の67％を占めていたFAX受注の効率化に取り組みました。

従来の業務スタイルを継承しながら標準化を進め、取引先ごとの対応事項をデータベース化したことで、FAXの仕分けに要していた約2時間の作業を不要にしています。

この事例から分かるのは、FAXを使っていること自体が問題なのではなく、その後の仕分けや確認、情報管理に改善の余地があるということです。

また、リコーが紹介する製麺メーカーのミネヤ食品工業では、約1,200店舗の取引先のうち約2割が受発注システムを利用しています。

一方、システムを利用しない取引先からは、電話・FAX・メールによる注文も受け付けています。

このように、取引先の状況に合わせて複数の受注方法を維持する運用も可能です。

さらに、インフォマートが紹介する山口油屋福太郎の事例では、月間5,500枚のFAX発注書を扱う業務にAI-OCRを導入し、伝票入力の負担や属人化の改善に取り組んでいます。

これらは各社の取り組みであり、同じ効果がすべての企業で得られるわけではありません。

ただし、改善の対象を明確にし、取引先や現場の状況に合った方法を選ぶことが重要だと分かります。

株式会社Office Achieveは、食品製造業に特化した業務改善コンサルティングを行っています。

私たちが大切にしているのは、新しいシステムの導入を目的にするのではなく、現在の業務を理解し、現場に無理のない改善を進めることです。

食品製造業の現場を理解した業務の可視化

受注業務の改善では、実際に作業を行っている担当者の状況を理解することが欠かせません。

業務手順書だけでは、日々の細かな判断や、取引先ごとの例外的な対応まで把握できないことがあります。

Office Achieveでは、食品製造業界で42年間培ってきた経験を活かし、現場に密着した改善を重視しています。

代表の山内啓史は、食品製造業界で長年にわたり物流・受注業務に従事してきました。

これまでに、全国7拠点の受注センターを1拠点へ統合する取り組みや、受注業務の体制を60名から40名へ見直す取り組みなどを経験しています。

こうした経験を踏まえ、受注担当者だけでなく、営業・製造・物流との情報のつながりも確認しながら、業務の課題を整理します。

私たちが目指すのは、特定の担当者だけが対応できる状態から、誰でも一定の品質で業務を進められる仕組みへの改善です。

そのためには、現在の業務を否定するのではなく、必要な作業と不要な作業を見極めることが重要だと考えています。

システム導入を前提としない段階的な改善の流れ

Office Achieveでは、新たなシステム導入を業務改善の前提とはしていません。

現在の環境を活かしながら、無駄な作業を減らし、現場で継続できる仕組みを整えることを重視しています。

改善は、目標の設定から現状分析、改善策の実行、定着まで段階的に進めます。

まず、受注業務のどの部分を改善したいのかを明確にします。

次に、現場の作業内容や情報の流れを調査し、時間がかかっている作業や属人化している業務を洗い出します。

その結果をもとに改善策を立案し、現場の担当者と協力しながら実行します。

改善後は、担当者が変わっても同じ手順で業務を進められるよう、ルールや運用方法を整えます。

Office Achieveでは、こうした計画・実行・定着を含む1年間の改善計画を基本的な支援モデルとして掲げています。

ただし、実際に必要となる期間や対応内容は、企業の課題や業務規模に応じて確認が必要です。

また、受注担当5名の業務を想定したコスト削減シミュレーションでは、新たなシステム投資を行わず、業務の属人化や無駄な作業を見直すことで、年間約200万円のコスト削減を見込む例を提示しています。

これは一定の条件を置いた試算であり、すべての企業で同額の削減を保証するものではありません。

大切なのは、現在の業務にどれだけ改善の余地があるかを確認し、必要な取り組みを選ぶことです。

受注業務改善を相談する前に準備したい情報

受注業務の改善について相談する際は、現在の状況を簡単に整理しておくと、課題を共有しやすくなります。

すべての情報を正確に把握している必要はありません。分かる範囲から確認することが大切です。

相談前には、次の情報が参考になります。

• 1日または1か月当たりの受注件数とFAX枚数
• 受注担当者の人数と主な作業内容
• FAX・電話・メールなどの受注方法の割合
• 現在使用しているExcelや受注管理システム
• 入力ミス、確認漏れ、残業など困っていること
• 製造・出荷部門との情報共有方法

これらを整理することで、入力作業を改善すべきなのか、業務ルールを見直すべきなのか、部門間の連携を改善すべきなのかを判断しやすくなります。

Office Achieveでは、現場の実態を確認しながら、業務の可視化、改善策の立案、実行、定着までを支援しています。

「システムを導入すべきか分からない」「何から手を付ければよいか判断できない」という段階でも、まずは現在の受注業務についてご相談ください。

ご相談内容に応じた具体的な支援範囲や費用については、事前に確認しながら進めます。

受注業務の改善については、株式会社Office Achieve公式サイトからお問い合わせいただけます。

FAX受注を続けながら業務改善は可能？

FAX受注を継続しながら業務改善を進めることは可能です。

取引先の注文方法を変更できない場合でも、FAXの仕分け方法、入力手順、確認ルールを見直すことで、作業負担を減らせる可能性があります。

例えば、注文書の保管場所や処理状況を統一するだけでも、確認漏れを防ぎやすくなります。

また、FAX注文書の枚数が多い場合は、AI-OCRによるデータ化を検討する方法もあります。

ただし、注文書の形式や文字の状態によって読み取り精度は異なるため、導入前の検証が必要です。

FAXをなくすことを目的にせず、現在の注文方法を維持しながら、どの作業を減らせるか考えることが重要です。

受注管理システムと生産管理システムの連携条件

受注管理システムと生産管理システムの連携は、双方の仕様や扱うデータによって対応方法が変わります。

例えば、受注管理システムから注文データをCSV形式で出力し、生産管理システムへ取り込む方法があります。

また、システムが対応している場合は、APIと呼ばれる仕組みを利用してデータを連携する方法もあります。

ただし、商品コードや数量単位、納期の管理方法が異なる場合は、データの変換や追加設定が必要です。

連携を検討する際は、受注確定後の情報をいつ生産管理へ反映するのか、注文変更が発生した場合にどう処理するのかまで確認する必要があります。

システム同士が接続できるかだけでなく、現場の業務に合った情報連携ができるかを判断しましょう。

取引先ごとに注文方法が違う場合の改善方法

取引先によってFAX、電話、メール、Web注文などの方法が異なる場合でも、受注業務を改善することは可能です。

重要なのは、すべての取引先に同じ注文方法を求めることではなく、社内での処理方法をできるだけ統一することです。

例えば、注文の受付方法が異なっていても、受注確定後に必要となる商品コード、数量、納品日、納品先などの情報は共通化できます。

また、取引先ごとの価格や納品条件を整理しておくことで、担当者による判断の違いを減らせます。

ただし、特別な納品ルールや緊急対応が必要な取引先については、共通ルールだけでは対応できないこともあります。

共通化できる部分と個別対応が必要な部分を分けることが、現実的な改善方法です。

小規模な食品メーカーでも改善効果は見込める？

小規模な食品メーカーでも、受注業務の改善効果が見込める場合があります。

受注件数が少なくても、注文内容の確認や取引先への問い合わせ、入力ミスの修正に多くの時間を使っている場合は、改善の余地があります。

例えば、1日20件の受注でも、1件当たり5分の入力作業が必要なら、月20営業日で約33時間になります。

入力時間を短縮できれば、その分を他の業務に活用できる可能性があります。

ただし、小規模な企業では、高額なシステムを導入すると費用対効果が見合わない場合もあります。

まずは業務ルールの整理やExcelの改善など、現在の環境で実施できる方法から検討することが適しています。

受注業務改善の効果測定と定着までの注意点

受注業務改善の効果は、改善前後の作業時間やミス件数を比較することで確認できます。

例えば、1件当たりの入力時間、1日当たりの処理件数、注文訂正件数、残業時間などを測定します。

ただし、単に処理時間が短くなっただけでは、改善が成功したとは限りません。

入力時間が減っても、確認漏れや出荷ミスが増えてしまえば、業務全体の負担は大きくなる可能性があります。

そのため、作業時間と正確性の両方を確認することが重要です。

また、改善直後は新しい手順に慣れていないため、一時的に作業時間が増えることもあります。

一定期間の運用状況を確認し、担当者からの意見を取り入れながら、必要に応じて手順を見直すことが定着につながります。

• 食品製造業の受注業務改善は、現在の業務を可視化することから始めます。
• システム導入の前に、不要な作業や二重入力がないか確認することが重要です。
• FAX受注を続けながらでも、仕分けや入力作業を改善できる可能性があります。
• 手入力によるミスが多い場合は、入力方法と確認ルールを見直します。
• 属人化を解消するには、取引先別の条件や例外処理を共有できる仕組みが必要です。
• Excelによる改善は、受注件数や業務の複雑さに応じて判断します。
• AI-OCRはFAX注文書の入力負担を減らせますが、読み取り結果の確認が必要です。
• Web受発注やEDIは、取引先の対応状況と既存システムの仕様を確認して選びます。
• 食品製造業では、賞味期限、ロット、納品条件への対応も欠かせません。
• 受注から製造・在庫・出荷までの情報連携を見直すことで、部門間の無駄を減らせる可能性があります。
• 改善費用は、初期費用だけでなく運用負担や追加対応費用も含めて比較します。
• 改善効果は、作業時間だけでなくミス件数や確認作業の削減状況から判断します。
• 小規模な食品メーカーでも、現在の業務を見直すことで改善できる場合があります。
• Office Achieveでは、食品製造業の現場を重視し、システム導入を前提としない業務改善を支援しています。
• 受注業務のどこから改善すべきか迷った場合は、現状を整理する段階からご相談いただけます。
• 食品製造業の受注業務改善では、現場の負担を増やさず、継続できる仕組みをつくることが大切です。

株式会社Office Achieveでは、受注業務の可視化から改善策の立案、現場への定着まで、企業の状況に合わせた支援を行っています。

FAX受注の効率化、属人化の解消、受注から製造・出荷までの業務改善を検討されている方は、Office Achieve公式サイトよりお気軽にご相談ください。